Papírmentes irodai megoldás megmenti a mentőszolgálatot

alapú nemzeti EMS dolgozik, életet ment. Ők is készítenek egy hegyet a papírmunka, amelyek mindegyikét kell pontosan kezelni és biztonságosan tárolni legalább hét évig. Ezeknek a dokumentumoknak a tárolása monumentális feladat volt, és a cégnek nagy raktárhelyet kellett igénybe vennie. És a munkaórák elpazaroltak a tárolás és a kezelés mindent, és a dokumentumok lekérdezése szükség szerint, elsöprő a 12 személyi irodai személyzet.

Ahhoz, hogy mindezen papírmunka irányítás alatt álljon, a National EMS nevű Computer Troubleshooters NRD. Értékeltük a cég jelenlegi infrastruktúráját, és olyan megoldást dolgoztunk ki, amely egyszerűsíti az összes dokumentáció kezelését, miközben megfelel az Egészségbiztosítási Adatvédelem és a hordozhatósági törvény és egyéb kormányzati előírások szigorú követelményeinek.

Dokumentumtúlterhelés

nekünk, a nemzeti EMS dolgozó dobozokat és nagyméretű iratszekrényeket dolgozott ki. A fájlok tárolására 6 függõleges iratszekrényt tartalmazó fájlszobát használtunk, és minden hónapban az említett szekrények kitöltõdtek. Ezen a ponton a fájlokat áthelyeznék a hosszú távú raktárkészletbe, ahol hét évig ülnének. Eközben a cég felveszi a futárokat a dokumentumok visszakeresésére és az irodák és a raktár közötti szállításra.

[További olvasmány: A legjobb NAS-dobozok a média közvetítéséhez és mentéséhez]

Továbbá, mivel a vállalat együttműködik a Medicare és a Medicaid vállalattal, többszörös másolatot kell készíteni a dokumentumok több fájlban való használatára. Néhány tucatszor naponta az alkalmazottaknak meg kell húznia a meglévő fájlokat a tárból, ami kb. 15 percet vesz igénybe, hogy felkeljen, menjen a fájlszobába, keresse meg a fájlt, húzza meg, és térjen vissza az íróasztalához. Számoljuk ki, hogy naponta két teljes munkaidőben dolgozók egyenértékűségét pazarolják.

Arra a tervre támaszkodtunk, hogy megállítsuk ezt a papírt, és megkönnyítsük a cég munkafolyamatait, csökkentsük a munkaerőköltségeket és javítsuk a hatékonyságot.

Okosabb dokumentumkezelés

Az első dolog, amit meg kellett tennünk, hogy megszüntessük a cég megbízhatóságát a iratszekrényekhez és a papírhoz. Az összes papírmunka digitalizálására Kodak kétoldalas lapos fedelű szkennereket telepítettünk. Minden számlázó személyzetnek saját írószekrénye van saját szkennerrel, és két nagyobb Kodak i1220 szkenner most központi helyen található közös használatra. A távoli dolgozóknak kisebb lapolvasók is lesznek, és távolról fognak szkennelni a kiszolgálóra.

A megoldásunk középpontjában a Cabinet NG, a dokumentumkezelő rendszert alkalmaztuk, hogy segítsen nekik mindent elhallgatni, miközben a egy biztonságos, audit-vezérelt rendszer, amely lehetővé teszi számukra, hogy könnyebben betartsák a HIPAA-t és más szabályokat. Telepítettünk egy kiszolgálót a terhelés kezelésére, mivel a kereslet túl nagy lesz a vállalat meglévő kiszolgálójára. Ez az új kiszolgáló végzi a terminálkiszolgáló szerepét is, hogy a távoli felhasználók hozzáférjenek a rendszerhez anélkül, hogy késedelmet szenvednének.

A Cabinet NG képes arra, hogy információkat húzzon ki a meglévő rendszertől, ezért javasoljuk a szinkronizáló és retriever lehetőségek integrálását a meglévő programjaikba és infrastruktúrájukba. Így képesek lesznek felhúzni a szükséges fájlokat egy adott ügyfél számára, amelyet feltöltöttek a számlázási szoftverükben anélkül, hogy CNG-ben kellene keresniük az ügyfelet. A szinkronizátor egy létező adatbázis, például a számlázási szoftverének egyidejű importját vagy folyamatos szinkronizációját teszi lehetővé. A Retriever lehetővé teszi számukra, hogy összekapcsolják a Cabinet NG-t meglévő programjaikkal vagy webes alkalmazásukkal, így amikor felemelik az ügyfelet abban a programban, a retriever a CNG dokumentumokat húzza fel. Ez óriási előnyt jelentett, mivel lehetővé tette számukra, hogy integrálják a dokumentumkezelést meglévő programjaikba anélkül, hogy frissítenék vagy kicserélnék őket.

Azt is ajánljuk, hogy kihasználják a CNG munkafolyamat funkcióit, hogy automatizálják egyes gyakoribb feladataikat. Azonban a papírt az irodában mozgatják, mostantól elektronikusan elvégezhető. Az új munkafolyamat lehetővé teszi számukra, hogy gyorsan elvégezzék a fontos feladatokat, például az összes időlap átirányítását egyetlen menedzsernek jóváhagyásra, és a teljes mappák áthelyezése valaki számára a felülvizsgálatra. Jövőbeli munkafolyamat-tervek, ideértve a dokumentumok létrehozásának néhány részét, és automatizált útválasztással azokat a személyeket, akiknek jóvá kell hagyniuk őket, vagy szerkeszteniük kell őket. Bármely szükséges dokumentumot és feltételeket hozhatunk létre.

Az engedélyezési költségek folyamatos ellenőrzéséhez javasolt egy kabinet NG 20-as licenccel rendelkező licenccel, amelynek neve a felhasználók neve és egyidejű felhasználói engedélye. Így a párhuzamos licensz több felhasználóhoz is rendelhető, például azokhoz, akik különböző műszakokban dolgoznak.

The Payoff

A megoldásunk legszembetűnőbb előnye, hogy a nemzeti EMS képes lesz elhárítani mindazt a papírt és a tároláshoz kapcsolódó költségek. A HIPAA és egyéb előírásoknak való megfelelés könnyebben karbantartható és könnyebben követhető. Az általuk gyártott papír mennyiségének csökkentésével, beleértve a nagy mennyiségű másológépek megszabadulását minden egyes fájlhoz többszörös másolatok készítéséhez, a vállalat évente körülbelül 6000 dollárt takarít meg.

A nemzeti EMS szintén mintegy 80 munkaórát nyer vissza hetente, hiszen az alkalmazottaknak nem kell többé kézzel fájlba helyezniük a papíralapokat. Eközben a CNG elektronikus nyomon követési funkciói javítják a munkavállalók elszámoltathatóságát. Bármelyik papírdokumentumot meg lehet szkennelni és aprítani. Az elkövetkező néhány évben a vállalat képes lesz arra, hogy fokozatosan újratervezze a raktárhelyiséget, mivel a meglévő archívumok elérik a szükséges hétéves tárolási időt.

Ismerje meg a profik

Doug Smith a Computer Troubleshooters NRD tulajdonosa és tulajdonosa, egy Covington-i, grúziai IT-cég, amely több mint 50 éves kombinált informatikai tapasztalattal rendelkezik a személyzetben. A csapat több mint 50 iparági szabványú tanúsítvánnyal rendelkezik, beleértve több MCSE-t is. Vegye fel velük a kapcsolatot a 404-477-1302-es telefonszámon vagy a weboldalukon keresztül.

A valós idejű technikai megoldások a kis- és közepes méretű vállalkozások számára - beleértve a felhőalapú szolgáltatásokat, a virtualizációt és a teljes hálózati átalakítást - nézze meg a PC World Tech Audit szolgáltatást.

Ha egy kis-és közepes méretű üzleti piacot kiszolgáló informatikai megoldásszolgáltató vagy, és szeretné megtudni, hogyan tud hozzájárulni a PC World Tech Audit -hoz, akkor küldjön levelet a [email protected] címre. Mindig több tehetséges profik keresésére törekszünk.

Tech Audit az informatikai szakemberekkel együttműködésben írták és gyártottak. Az összes ajánlott vélemény és véleménnyel a szerzők független véleménye és nem feltétlenül tükrözi a PC World vagy annak szerkesztõiét.