ÁTtekintés: Az Adobe Acrobat XI Pro elősegíti a papírmentes irodai koncepciót, de kiemeli az akadályokat is

A fák halálos ellensége mellett a papír a vállalkozások termelékenységének ellensége, szerint az Adobe. Az Adobe új Acrobat XI Pro hordozható dokumentumformátumú szoftvere arra törekszik, hogy mindkét fél számára előnyös legyen, mivel könnyebb dolgozni a papír használata nélkül. Természetesen a fák valószínűleg mindezekhez tartoznak, de az Adobe egy papírmentes munkafolyamat bevezetése nem feltétlenül teszi könnyűvé a vállalkozások számára, hogy megváltoztassák útjukat.

Az Acrobat XI Pro alapértelmezett felülete ugyanúgy hasonlít, mint az előző verzióban, bár most létrehozhat és mentheti az egyéni szerszámkészleteket, exportálhatja őket, és terjesztheti azokat egy vállalaton belül. A mások által létrehozott egyedi szerszámkészletek is letölthetők.

Míg a Pro és az összes programfunkció Mac és Windows operációs rendszer esetén is elérhető, a szabványos verzió nem rendelkezik bizonyos high-end szolgáltatásokkal Csak e-mailen

A digitális dokumentumok aláírási lehetősége nem új, de most már digitális aláírásokat kérhet, fogadhat és kezelhet az Adobe nemrégiben megszerzett EchoSign weboldalán. Készítse el a dokumentumot az Acrobat XI Pro programban, majd kattintson a Jelentkezzen gombra, majd a Küldés aláírásra. Az Acrobat XI Pro feltölti a dokumentumot az EchoSign.com-ra, majd elvezeti Önt a tranzakció befejezéséhez.

John Hancock itt, kérem: Miután az Acrobat XI Pro elküldi a dokumentumot az EchoSign-nak, csak írja be a címzettet, a dokumentum nevét,, és kattintson a Küldés gombra.

Legfeljebb öt dokumentumot küldhet havonta egy ingyenes EchoSign-fiókkal, vagy választhat olyan fióktípusokat, amelyek lehetővé teszik a felhasználók nagyobb számát és további funkciókat - például a vállalati márkajelzést az összes e-mailben - a havi 15 dollártól 400 dollárig terjed.

Ha már be van jelentkezve az EchoSignba, egyszerűen írja be a címzett e-mail címét, válasszon néhány lehetőséget (e-mailt vissza, vagy faxolja vissza Ön), és kattintson a Küldés gombra. Most kezdődik a követés és az óra: A webhely elküldi a dokumentumot a címzettnek, és egy e-mailt küld neked arról, hogy elküldte, majd e-mailt küld, amikor a címzett a dokumentumot aláírja vagy elutasítja. A címzetteknek nem kell EchoSign fiókokkal rendelkezniük; csak a rendszer által küldött e-mailben található linkre kell kattintania. Láthatjuk, mikor küldték a dokumentumokat, és átlagosan az átvételükhöz szükséges időt.

Sok jel a falon: Az EchoSign egy műszerfalat mutat, ahonnan a dokumentumok az aláírás folyamatában vannak.

Az e-mail, hogy a rendszer elküld egy általános hivatkozást és egy linket a mobileszköz-felhasználók számára. Sajnos a mobileszközökre mutató linkek egy weboldalra vittek, amelyen olyan dokumentumom képe lett, amelyet sűrítettem annyira, hogy nem tudtam elolvasni semmilyen szövegszöveget sem az Android-alapú okostelefonomon, sem a Google Nexus 7 Android-táblagépemen. Az oldal tartalmazott olyan linkeket is, amelyek lehetővé tették az eredeti PDF letöltését, és a PDF olvasható volt az Acrobat Reader mobil verziójában, de nem tudtam aláírni a dokumentumokat; A dokumentum aláírásához vissza kellett térnem a weboldalra. Az Adobe EchoSign mobilalkalmazásban digitálisan aláírhatja és továbbíthatja a dokumentumokat, de csak az iOS, és nem az Android számára elérhető.

Most elhagyja az Acrobat programot: Miután feltöltötte egy dokumentumot aláírásra az EchoSign-hoz, az Acrobat XI Pro.

Továbbá nem kell az Acrobat XI Pro-t használni az EchoSign használatához. A Microsoft Word-lel, az Acrobat régebbi verzióival vagy más alkalmazásokkal létrehozott dokumentumokat feltöltheti az EchoSign weboldalára. Az Acrobat XI Pro és az EchoSign integrációja csak minimális kényelmet biztosít; nem küldhetsz aláírást közvetlenül az Acrobat XI Pro programból.

Az életem aláírása: írja be a nevét egy EchoSign aláírási mezőbe, és az oldal szép szkriptré alakítja.

Vonal létrehozása

Az Acrobat űrlap-készítésének javítása érdekében az Adobe más megközelítést alkalmazott. Az Acrobat XI Pro a FormsCentral, egy különálló asztali alkalmazással együtt, amely együttműködik az Adobe FormsCentral.com webhelyével. A FormsCentral.com nem új, de integrációja az Acrobat XI Pro programmal - vagy inkább az FormsCentral alkalmazással való integrációja. Az Acrobat már régóta csillagképes formázási képességekkel rendelkezik, de csak PDF-formátumú formában létezett; mostantól a FormsCentral segítségével kifinomult, nyomon követhető webalapú űrlapokat hozhat létre.

Formátumokat hozhat létre az Acrobat XI Pro-ben a régimódi úton, de az Adobe irányítja a FormsCentral felé. 50 előre formázott űrlapmodell közül választhat, vagy meglévő tartalomból vagy a semmiből készíthet. Természetesen bármelyik sablont testreszabhatja, és a későbbi felhasználás során mentheti sajátként, és ha elkészült, PDF vagy webalapú formában közzéteheti.

Teljesen kialakítva: Az FormsCentral űrlap-készítője könnyen használható, és PDF vagy webes űrlapokat hoz létre.

Az Acrobat korábbi verziói lehetővé tették, hogy olyan űrlapokat hozzon létre, amelyek kölcsönhatnának az Acrobat.com-otól az űrlapokra adott válaszok összegyűjtése és táblázata révén, de az űrlapok csak PDF-fájlok lehetnek. Webes űrlap segítségével linkelhet a FormsCentral.com űrlapjára, vagy beillesztheti saját weblapjára vagy Facebook oldalára. PayPal-fiókot köthet úgy, hogy elfogadja a kifizetéseket is.

De a FormsCentral legérdekesebb része az Ön által visszaadott adatok. A benyújtási eredményeket rendezheti és szűrheti, alapértelmezett Excel-szerű funkciókat (például Sum, Average, Count, Min és Max) adhat hozzá, és egy gyors összefoglaló jelentést jeleníthet meg a sávdiagramokkal együtt. A beadványadatokat Excel vagy.csv formátumban exportálhatja, így CRM-programba vagy más alkalmazásba importálhatja. A beviteli mezők szöveggel, számokkal, pénznemekkel, százalékokkal, dátumokkal vagy e-mail címekkel megkövetelhetik a szükséges mezőket, de ha nem használja a legördülő menüt, nem kényszerítheti a formázást (pl. zárójelek a telefonszámok között), ami azt jelenti, hogy előfordulhat, hogy az adatoknak az adatbázishoz történő importálása előtt bizonyos adatokat kell törölnie.

Az eredmények a következők: FormsCentral a formanyomtatványok pillanatnyi eredményét adja.

és kezelheti a webalapú űrlapokat, de a legtöbb, ha nem minden áron megy. Néhány webhely tartalomkezelő rendszer modulja kínálja, és néhány internetes szolgáltatás - például a Jotform - kínálja azt is. FormsCentral költségei 15 dollár havonta az Basic szolgáltatáshoz, amely havonta öt formanyomtatványt és maximum 500 válaszot tartalmaz, vagyis 144 dollárt egy évben a Plus szolgáltatásért, amely korlátlan számú űrlapot és maximum 5000 válaszadást eredményez formában.

De mint az EchoSign esetében, az Acrobat XI Pro nem szükséges az FormsCentral használatához. Ebben az esetben nem kell a FormsCentral alkalmazás sem, mert az FormsCentral webhely pontosan úgy néz ki és működik, mint az alkalmazás.

PDF-k szerkesztése

Bevallom, hogy gyakran használom az Acrobat alapul szolgáló szerkesztési képességeit a PDF módosítása helyett feltárva az eredeti dokumentumot, amelyet létrehoztam. Az Acrobat XI Pro azonban sokkal nagyobb szerkesztési képességet tesz lehetővé, így előfordulhat, hogy nem kell visszamenni az eredeti dokumentumokhoz, még a jelentős szerkesztéseknél sem.

A kreatív igazgató legrosszabb rémálma: most a majom a PDF szövegével vagy képeivel anélkül, hogy ásthatja az eredeti dokumentumot.

A szöveg szerkesztése mellett egy olyan sorban, amilyennel korábban tudtál, hozzáadhat, áthelyezhet és módosíthat szövegblokkot és képeket, és módosíthatja a betűtípus-attribútumokat. Az Acrobat XI Pro nem rendelkezik az InDesign pontos szövegbeállításával, de függőleges és vízszintes vonalválasztékkal és alap karaktertávolsággal rendelkezik. Szövegeket találhat és helyettesíthet (de az alkalmazás nem engedi, hogy minden példányt egyszerre cseréljen, a Csere szükség szerint kattintson a gyakran szükségesre.)

A Word-ből létrehozott dokumentumokon a bekezdések együtt maradtak, de olyan dokumentumon, az Adobe InDesign alkalmazásával hozták létre, a dokumentum számos sora az Acrobat XI Pro különálló elemeként tekinthető át, így az oldal átrendezéséhez el kellett mozdítanom és átméreteznie az egyes sorokat. Továbbá, ha egy képet vagy szövegblokkot helyez el olyan helyre, ahol másik elem található, akkor az elem nem fog mozogni; átfednek. Az Acrobat XI Pro rendelkezik egy Arrange parancssal, hogy elemeket továbbítson, vagy vissza tudja küldeni, de nincs csomagolási lehetősége, ezért át kell méretezni vagy áthelyeznie a szöveget, hogy ne fedje le a képet. Az Acrobat XI Pro nem nyújt nyomkövetési képességeket az új szerkesztési funkciókhoz.

Az új akcióvarázsló segítségével szabványos beállításcsoportokat hozhat létre. Ezen beállításokat az Acrobat számos különböző beállításához használhatja, beleértve a biztonságot is; mentse az akciót az Acrobat XI Pro jobb oldali eszköztárára, és minden alkalommal, amikor rákattint a gombra, az alkalmazás végigmegy a kívánt beállításokon.

Tekintse meg, amit PDF formátumban csinál: Az Acrobat XI újradefiniált Kombinált fájlok ablakban megjelenik a dokumentumok miniatűr előnézete, és lehetővé teszi az oldalak dokumentumon belüli elmaradását.

Acrobat XI Pro egyesítése képességek is javultak. Mostantól nemcsak a legtöbb dokumentum előnézetét láthatja, skálázható ikonnézetben átrendezheti őket, megnézheti, hogy minden egyes dokumentum melyik oldala néz ki, és beállíthatja, hogy melyik dokumentum lapjai szerepeljenek a végső exportált fájlban. Mostantól az Adobe Acrobat XI Pro, az EchoSign és az FormsCentral lenyűgöző képességei is vannak, de az EchoSign és az FormsCentral linkjei csak az adott hivatkozásokra vonatkoznak:

Bottom line

azaz az Acrobat XI Pro integrációjának mértéke. Ezek különálló összetevők, minimális integrációval, és gyanítom, hogy három különböző összetevővel kell foglalkoznia, így a papíralapú irodai koncepció csak a papíron fog megjelenni.