A papíralapú iroda továbbra is elárul minket

A személyi számítógépek hajnalától kezdve az egész digitális jövőre vonatkozó előrejelzések vannak, ahol a papír kevés, csak egy távoli memória. Évtizedekkel később úgy tűnik, hogy haladtunk előre a "papírmentes irodában", de az utópista elképzelés még messze van.

Az Adobe, amely 2011-ben vásárolta meg a digitális aláírással foglalkozó Echosign céget, tanulmányt készített arról, hogy hogyan a dolgok haladnak az egész digitális dokumentumaink jövőjéhez vezető úton. A tanulmány az 1051 amerikai vezetők online felméréséből származó adatokon alapul, amelyek kis-, közép- és nagyvállalatoknál szerződéseket írnak, küldenek vagy írnak alá.

A jelentés: "Papír: veszélyeztetett faj?" felfedez néhány érdekes eredményt. A megkérdezettek több mint fele, 51 százaléka úgy véli, hogy a digitális munkafolyamat könnyebbé teszi a dokumentumok dokumentálását és kezelését, és 61 százalék azt mondja, hogy a digitálisan végzett munkák csökkentik a költségeket. Közel egyharmad úgy érezte, hogy a digitális munkafolyamat élvezetet nyújt számukra, és segít nekik nyereséget nyerni. Figyelembe véve az Adobe infografikáját, ezek a számok a megfelelő irányba húzódnak - bár nem annyira erősen, mint egy papírmentes irodai ígéret évtizedei után. Akkor kapunk szerződést. A felmérés eredményei szinte egyöntetűek (98

az Adobe infografikusan kiemeli a tanulmányok eredményeit

százalékot), hogy a tényleges szerződések vagy jogi dokumentumok még papíron is készülnek - bár csaknem háromnegyede szerint az élet könnyebb lenne, ha a szerződéseket digitálisan

Szabadúszó elemzőként és tanácsadóként garantálhatom, hogy a legtöbb vállalat még mindig papírra támaszkodik. A papíros-versus-digitális szakadék mindkét oldalán éltem, és tapasztalatom alapján elmondhatom, hogy a digitális szerződések sokkal hatékonyabbak.), Hogy a tényleges szerződések vagy jogi dokumentumok még mindig papíron készülnek, annak ellenére, hogy közel háromnegyed szerint az élet könnyebb lenne, ha a szerződések digitálisan készültek.

Általában, ha beleegyezem abba, hogy egy ügyféllel dolgozom, küldök egy nyelvi tervezetet, amelyet szerződésként használok. Az ügyfél ezután kitölt minden hiányzó részletet, és visszaküldi a dokumentumot - általában PDF formátumban. Ezután kinyomtatnia kell a PDF-fájlt, hogy aláírhassam és aláírhassam az aláírt dokumentumot, hogy visszaadhassam az ügyfélnek. Ezután az ügyfélnek alá kell írnia az aláírt verziót, és alá kell írnia, hogy beolvashassa és visszaadhatja a befejezett szerződést. Ez egy unalmas folyamat, amely mindkét végén papír hulladékot ás.

Dolgoztam olyan ügyfelekkel is, akik digitális aláírási eszközt alkalmaznak. E-mailt kaptam egy linken, amely "aláírja" a dokumentumot. A szerződést digitálisan írtam alá, és elkészültünk és készen álltunk az üzletre. Nincs muss, nincs baj, és nincs papír.

A bankok az egyik legrosszabb elkövető. Amikor megvettem a kocsimat, és amikor megvettem a házamat, papírdarabokat használtak. Még valami archaikus dologot is akartak használni, amit faxnak neveznek (lásd a Wikipédiát). Elemeztem és aláírtam egy elegendő papírt, hogy levegyem egy kis erdőt, csak az ügyletek befejezéséhez.

Paperless office? Lassan haladunk e cél felé, de messze vagyunk az utópikus cső álom elérésétől.