Hogyan hozhat létre és kezelhet szabályokat az Outlook 365 webmail alkalmazásban

Az e-mailek kezelése nehéz feladat. Az e-mailekre adott időben történő válaszadásig és az emlékeztetők hozzáfűzéséhez az alapvető e-mailekig sok olyan dolog várja a figyelmünket. Ugyanakkor a beérkező leveleket hordozó spam e-mailek növelik a fejfájást. Végül a nem szervezett postafiók megnehezíti a fontos e-mailek megtalálását.

Igen, az e-mailek kezelése nehéz üzlet, de szerencsére a szabályok révén egyszerűbbé tehető. Az Outlook 365 Webmail számos különféle szabályt támogat, amelyek lehetővé teszik az e-mailek továbbítását egy adott mappába. Az e-maileket azonnal törölheti egy adott feladótól. Jól hangzik, igaz?

Mielőtt elkezdenénk, gyorsan átnézhetjük az e-mail szabályok működését.

Hogyan működnek a szabályok?

A szabályok biztosítják a tiszta és szervezett beérkező levelek mappáját. Egy tipikus szabály egy triggerből, egy műveletből és egy kivételből áll. A szabály aktiválása után elindít egy műveletet, például törli az e-mailt, hozzáadja egy mappához vagy továbbítja egy másik fiókhoz.

A szabályokról az Outlook 365 rengeteg lehetőséget kínál, mind a műveleteket, mind a feltételeket. Vagy egyeztetheti a témát, vagy kiválaszthat egy adott címet, vagy kézzel kiválaszthatja a feladó nevét.

És a legjobb az egészben, hogy annyi feltételt adhat hozzá, amennyit csak akar. Csak annyit kell tennie, hogy kiválasztja a megfelelő feltételeket.

Ugyanez vonatkozik a cselekedetekre is - a választási lehetőségek bőségesek. Tehát csak annyit kell tennie, hogy elkészíti a szabályt, válassza ki a további szabályok feldolgozásának feltételét, majd bingót!

Most, hogy megállapítottuk, hogy a szabályok hogyan működnek, nézzük meg, hogyan lehet azokat létrehozni.

A -en is

Hogyan állítsunk le e-maileket a Twitter-ről

Hogyan hozhat létre szabályokat az Outlook 365-ben

1. lépés: Nyissa meg az Outlook alkalmazást, majd kattintson a jobb felső sarokban lévő Beállítások ikonra. Ezután kattintson az Összes Outlook beállítás megtekintése elemre az alján.

2. lépés: Válassza az e-mailt a bal oldali panelen, majd válassza a Szabályok lehetőséget. Most érintse meg az Új szabályok hozzáadása lehetőséget, és adjon nevet az új szabálynak.

Ha a Személyek feltételeket választja, be kell írnia a megfelelő címeket. A tantárgyakhoz hozzá kell adnia a pontos kulcsszavakat.

3. lépés: Ha nullázta a feltételt, itt az ideje hozzáadni a műveletet. A művelet azt jelenti, hogy mit szeretne tenni a fenti feltételeknek megfelelő e-mailekkel.

Jelenleg az Outlook 365 webmail többek között lehetővé teszi az e-mailek továbbítását, törlését és rögzítését.

4. lépés: Szeretné, hogy az e-mail szabályok időnként ne induljanak el? Ha igen, kattintson a Kivétel hozzáadása elemre, és írja be a kívánt feltételt.

Ezután kattintson a Mentés gombra. Itt létrehozott egy e-mail szabályt.

Megjegyzés: Eltérően más e-mail kliensektől, például a Gmail, egy új e-mail szabály vonatkozik a szabály létrehozása után kapott üzenetekre. A régi üzeneteknél nem fog működni.

A -en is

#email

Kattintson ide az e-mail cikkeink megtekintéséhez

Mikor kell a több szabály feldolgozását leállítani?

A szabályok létrehozásakor észre kellett volna vennie a Több szabály feldolgozása leállítása négyzetet. Ez a lehetőség akkor érvényes, ha a beérkező levelek mappájában több olyan szabály van, amelyek egy üzenetre vonatkozhatnak.

Tegyük fel például, hogy van egy A szabály, amely az összes hírlevelet a -ből a GT NL nevű mappába helyezi, és egy másik B szabály, amely minden „Android” kulcsszóval rendelkező e-mailt továbbít a másodlagos e-mail fiókjába.

Ebben a forgatókönyvben nem szeretné, hogy a B szabály az A szabály sikeres végrehajtása után működjön. Ekkor jön a kép a Több szabály feldolgozása leállítása lehetőségre. Miután megfelel egy adott feltételnek, több szabály végrehajtását akadályozza meg.

Ehhez meg kell győződnie arról, hogy a szabályok prioritása ennek megfelelően meg van-e határozva, amit a következő pontban látunk.

Szabályok szerkesztése és kezelése az Outlook 365-ben

Az Outlook 365 rendszeren a szabályok a táblázatban szereplő sorrend szerint működnek. Szerencsére a megrendelés nem állandó, és megváltoztathatja a prioritást.

Ehhez kattintson a Fel és Le nyilakra. A szabály szerkesztéséhez kattintson a Szerkesztés ikonra, és végezze el a módosításokat. Ne felejtsd el menteni őket!

Bónusz tippek: Az e-mailek intelligens kezelése

1. E-mailek törlése

A söprés a tisztább postafiókok másik módja. A szabályokhoz hasonlóan ez lehetővé teszi az összes e-mail automatikus törlését egy adott feladótól.

Nem egyszerűen törli az e-maileket. Dönthet úgy, hogy eltávolítja az e-maileket, vagy megőrizheti a legfrissebb e-maileket a láncban.

Az e-mailek elsöprése rendkívül egyszerű. Csak nyissa meg az önnek zavaró e-mailt, és érintse meg a tetején a Sweep ikont.

Ezután válassza ki a lehetőségeket a legördülő menüből. A második a legjobb, mivel automatikusan létrehoz egy szabályt. Ha kész, nyomja meg a Mentés gombot.

Megjegyzés: Söpörés opció az Elküldött elemek, Piszkozatok, Levélszemét és Törölt elemek mappákban.

A -en is

A 15 legnépszerűbb, az iOS-hoz kapcsolódó Outlook-tippek a professzionális felhasználáshoz

2. Blokkolja a küldőket és a domaineket

A fentieken kívül bizonyos feladókat és domaineket is blokkolhat. Csak lépjen a Rossz e-mail szakaszba, kattintson a Hozzáadás elemre, és írja be az e-mail címeket vagy a domain nevet.

Ugyanakkor biztonságos feladókat és domaineket is felvehet. Ez a beállítás biztosítja, hogy a fontos e-mailek (vagy a fontos emberek e-mailei) ne kerüljenek a kukába.

Egyszerűen érintse meg a Hozzáadás elemet, és adja hozzá a domain nevet vagy az e-mail címeket.

Üdvözlet, okosabb beérkező levelek!

Nos, így hozhat létre és kezelhet szabályokat, és tisztán tarthatja a postaládáját az értelmetlen rendetlenségektől. Végül is nem engedhetjük meg magának, hogy kihagyja a fontos e-maileket, ugye?

Ha olyan érdekes szabályokat alkalmaz, amelyeket meg szeretne osztani, említse meg azokat az alábbi megjegyzés szakaszban.

Következő: Szeretne megszabadulni a nem kívánt hírlevelekről a postafiókjából? A következő üzenet megmutatja, hogyan kell ezt csinálni.