Hogyan hozhat létre e-mail sablonokat a gmail és az Outlook programban

Az utóbbi néhány hónapom a Microsoft Outlook és a Lotus Notes használatával nagyon érdekes volt. Soha nem voltam rajongója az asztali e-mail klienseknek, de amikor elkezdtem használni ezeket az alkalmazásokat, soha nem tudtam visszamenni. Az egyik leghasznosabb szolgáltatás, amelyet ezek az ügyfelek nyújtanak, e-mail sablonok létrehozásának képessége, más néven levélpapír, amely napi e-maileket küldhet, ahol az e-mail törzs nagy része ugyanúgy túl gyors. Legyen szó napi jelentésről vagy csak nyugtázó e-mailről, az előre elkészített sablon sok időt takaríthat meg.

Láttam az embereket az Elküldött mappában keresni egy e-mailt, majd a szerkesztés után továbbítani azt. Gyakorlatilag ez jobban működik, mint a teljes e-mail újraszerkesztése a memóriából, de a tárgysor megváltoztatása és a cím szerkesztése időt vehet igénybe.

Emellett nő a hibák esélye, ha kézi munkát végeznek. Tehát a dolgok javítása érdekében javaslom a Gorgias e-mail sablonoknak nevezett kiterjesztést a Chrome-hoz, amely elősegítheti e-mail sablonok létrehozását és használatát a Gmailben, a Yahoo, az Outlookban és más népszerű e-mail kliensekben.

Első lépések a Gorgias-szal

A bővítmény telepítése után kattintson a bővítménysáv ikonjára a konfigurációs oldal megnyitásához.

A Gorgias 4 alapértelmezett sablonnal rendelkezik, hogy alapvető képet adjon arról, mit tehet a kiterjesztéssel. Új sablon létrehozásához kattintson az Új sablon gombra, és kezdje el nevével. Ezt követően elkezdheti az e-mail szövegének beírását a Sablon tartalma mezőbe. Ha a tárgymezőt a sablonba is hozzá szeretné adni, kattintson a konfigurációs mezőkre és jelölje be a Tárgy lehetőséget.

A Gorgias e-mail sablonok jellemzői

A kiterjesztés valódi ereje abban rejlik, hogy változókat használhatunk a sablon kitöltése közben. Tegyük fel, hogy automatikusan kitöltenie kell a személy nevét. Ebben az esetben kattintson a Változó beszúrása gombra, és válassza a Címzett: Keresztnév lehetőséget. A sablon beszúrásakor a kiterjesztés automatikusan kitölti ezeket a változóneveket az e-mail kapcsolattartási adataiból, és megkönnyíti a hasonló e-mailek összeállítását a különböző kapcsolatok számára.

Egy másik érdekes szolgáltatás a Text Shortcut, és ezzel az opcióval a tab billentyű használatával elindíthatja a sablon kitöltését.

Miután elkészített néhány sablont, ideje beilleszteni egy e-mailbe. Nyissa meg a Gmail komponálási ablakot, és a jobb oldalon egy Gorgias gombot fog látni. A kiterjesztés felsorolja az összes elmentett sablont, és egyetlen kattintással beillesztheti azokat az e-mail törzsébe. Használhatja a szöveget is, és megnyomhatja a fül gombot a dolgok megkönnyítéséhez.

Hűvös tipp: küldje el az elküldött e-mailt, és kattintson a jobb egérgombbal az írási ablakra, hogy sablont hozzon létre a meglévő e-mailekből. Hát nem jó?

A bővítmény ingyenes verziója a sablonokat egyetlen eszközre korlátozza, és nincs lehetőség szinkronizálni a sablonokat egy online fiókkal.

Tehát ha két vagy több eszköze van, amelyeken dolgozik, akkor minden egyes rendszeren külön-külön kell létrehoznia sablonokat, kivéve, ha megvásárolja a fizetett alkalmazást. Ezen felül azzal a kockázattal jár, hogy elveszíti az adatokat, ha eltávolítja a Chrome-ot vagy a kiterjesztést, vagy újratelepíti a Windows-ot. De havonta 4, 99 dollárért megszerezheti a szinkronizálási funkciót a csapatsablon megosztásával.

Következtetés

A Gorgias egy csodálatos alkalmazás, ha napi rendszerességgel hasonló típusú e-maileken dolgozik. Már adtam neki egy ötcsillagot a Chrome webáruházban. Arra is felvettem a kapcsolatot a fejlesztőkkel, hogy adjunk néhány további változót a sablonokhoz, például az időt és a dátumot. Próbálja ki még ma, és ossza meg velünk véleményét.