Miért kellene elindulnia az adatgyűjtés adatainak?

Ez lehet egy tároló rémálma: Tekintettel a szabályozói követelmények bővülésére és az elektronikus nyilvántartás legfontosabb szerepére a perekben, egyes vállalkozások minden adatot megtakarítanak, csak biztonságban vannak. A tárolási igény mérőszámaként az IDC szerint az elmúlt évben szállított tárkapacitás teljes mennyisége 2007-ben 40,5 százalékkal nőtt.

Persze, az adathordozók egyre olcsóbbak. Az IDC szerint a gigabájt lemez tárolási költsége 2007 és 2008 között több mint 27 százalékkal csökkent. Azonban az átlagos vállalatok tárolási igényeinek növekedésével gyorsan növekszik, és mindez mindig örökre hosszú távú vezetési kihívásokat hozhat létre, és fejfájást eredményezhet, amikor valamit meg kell találni. Az elemzők, az ügyvédek és a gyártók szerint a vállalkozások jobban törődnek bizonyos adatok megszerzésével - de alaposan megfontoltan. Az informatikai részlegek esetében ez azt jelenti, hogy tervezésre van szükség, gondosan végrehajtva, és nem megy egyedül.

"Több vállalat érzékeny arra, hogy nem tudunk csak tárolni a tárhelyet" - mondja IDC elemzője, Rick Villars. A gyorsan növekvő adattárolók felépítése évről évre nem fenntartható, mondja. Azok a vállalatok, amelyek mindent mentenek, gyakran olyanok, amelyek nem biztosak benne, hogy mit kell menteni vagy törölni, hozzáteszi: egy jel, hogy bajba kerülnek.

[További olvasmány: backup]

A lemezek, a szalagok, a hálózatok és a menedzsment árának tetején a túl sok adat felhalmozása visszatérhet egy cég peres kárhoztatásához. Az e-felfedezésben kért adatok megtalálása és összeállítása akár 1 millió dollárba is kerülhet, az elektronikus adatok bizonyítékként történő gyűjtésének folyamatában, állítja Andrew Cohen, az e-felfedezés alelnöke és az EMC-nek való megfelelés. tanulmányozta ezt a dilemmát, javasoljon különböző lépéseket annak biztosítására, hogy a vállalat ne mentse túl sokat, és ne veszélyeztesse magát az adatok helytelen törlésével.

Adattárolási probléma

Minden szervezetnek meg kell mentenie az információkat saját céljaira, például az intézményi memóriát, a tranzakciókeresést és -elemzést, stb. Ráadásul az olyan szabályok, mint a Sarbanes-Oxley törvény és az egészségbiztosítási hordozhatósági és elszámoltathatósági törvény (HIPAA), előírják a vállalkozások számára, hogy meghatározott időtartam alatt bizonyos típusú tartalmakat mentjenek meg. És több ilyen szabályozás van a munkálatokban, jegyzi meg Brian Babineau, a Enterprise Strategy Group elemzője. "Ha üzletiben vagy, akkor valahogy szabályozni fogják" - mondja. Az információ tárolása azonban kockázatot jelent: az e-felderítési kérelmek peres eljárásokban a cég adatainak és adatkezelésének vizsgálatát teszik lehetővé. Minél többet tárolsz, annál többet kérhetsz, növelve a káros találatok esélyeit. De ha az adattárolási és törlési politikája nem szigorú és következetes, elveszítheti a bírósági kételyek előnyeit, hogy miért nem áll rendelkezésre bizonyos információ.

Bizonyos esetekben a szabályozás megmondja, hogy mit kell tennie, de gyakran megmondják neked, hogy csak a minimálisnak kell lennie, vagy a Polgári Perrendtartás Szövetségi Szabályai esetében iránymutatásokat kell adnia a tárolási döntések meghozatalára, de nem írja elő őket.

Egyes vállalatok, amelyeknek évek óta kellett megfelelniük az adatkezelési szabályoknak vannak olyan osztályok, amelyek a nyilvántartáskezelésre specializálódtak, és amelyek papírlapokkal kezdődtek. Mivel a törvények általában bonyolultak és országonként változnak, ezek a szakértők gyakran vastag követelményeket írnak elő a különböző típusú adatok tekintetében, amelyeket az informatikai részleg nem tud egyszerűen lefordítani egy sor eljárásra.

Indítsa el a tárolási elemzés, nem a tárolási technológia vagy eljárások

Az első lépés annak meghatározása, hogy milyen adatokat kell megőrizni, akkor milyen eszközökkel kell megőrizni. Az informatika kulcsszerepet játszhat itt adatelemző szoftver segítségével, mondja Babineau. Az olyan vállalatok, mint az Exterro, a Vivisimo, az Autonomy és a Digital Reef értékesítik a szoftvereket, amelyek segítenek azonosítani, hogy milyen adatok vannak a vállalatnál, és hogy alkalmazottai tipikusan ezeket az adatokat használják. Ez az információ segíthet annak meghatározásában, hogy mit kell összegyűjteni és megőrizni, mind jogi, mind vállalati célokraAz informatikai részlegek meg tudják és kell finomítani a megőrzési politikákat, hogy minimálisra csökkentsék, mennyit kell tárolniuk - mondja Forrester Research elemzője, Andrew Reichman. Például lehetőség van arra, hogy a felhasználói lakosságot olyan kategóriákba csoportosítsák, mint a vezetők, a back-office alkalmazottak és a vállalat szellemi tulajdonával foglalkozó személyek, és másképpen kezeljék e-mailjüket. De ezt pontos és következetes politikával kell megtenni, hogy jogilag megvédhető legyen, mondja. "Minél többet különíthet el az olyan kevés adatról, amely tényleg érzékeny a többi nem érzékeny adatról, a költségek sokkal kisebb lesz "- mondja Reichman.

De végül a technológia nem írhat neked politikákat. "Az informatika és a megfelelés tisztjei között találkozni kell" - mondja Babineau.

Ez a folyamat nehéz lehet, mivel a két csoport alapvetően különböző nyelveket beszél. Az informatikai rendszergazdák általában arra törekednek, hogy megvizsgálják, milyen alkalmazással vagy részleggel rendelkezik, miközben a nyilvántartók a szellemi tulajdon vagy más fogalmak tekintetében gondolkodnak rajta. Együttműködésük egy olyan szervezeti kihívás, amelyet egyesek a csoportok összevonásával megoldottak, míg más vállalatoknál a rekordok szakértői egyszerűen csak tanácsot adnak az IT csapatnak, az IDC Villars szerint.

A biztonsági mentést és az archiválást nem szabad összetéveszteni

a csapatok összefogtak a szakpolitikák kidolgozásában, jó ötlet az archiválástól való biztonsági mentésről, az ESG Babineau mondja. A mentés célja, hogy mindent egy példányt készítsen, így az üzleti tevékenység váratlan adatvesztés után visszatérhet a lábára. "Valahogy átformáltuk a" Nagyszerű módja az adatok megőrzésére ", mondja.

A biztonsági rendszer nem rendelkezik olyan szemrevágásos ellenőrzéssel, amely bizonyos típusú információk rövid időre történő megmentéséhez szükséges, míg mások hosszabb ideig, mondja. Például ha egy bizonyos üzleti rekordot hét éven keresztül el kell menteni, a helytelen mentési hely 55 000 egyéb fájllal rendelkező biztonsági másolatra szolgál. "Ha az üzleti rekordot hét évig kívánja menteni, akkor hogy megmentse az 55.000 fájlt hét évig is "- mondja Babineau. A különálló megőrzési igényű adatfajtákhoz különálló mentési folyamatok használata azonban drága és bonyolult.

Az archiválást csak meghatározott időtartamú adatok szelektív megőrzésére szabad használni. Elkülönítve a biztonsági mentéstől és a speciális eszközökkel végzett munkáktól, az eljárás simábban zajlik, és megakadályozza a túl sok vagy túl kevés információ megtakarítását, mondja Babineau. Az IBM, a Symantec és mások különálló alkalmazásokat kínálnak, amelyek a házirendeken alapuló biztonsági mentéshez és archiváláshoz szükséges adatokat elemzik, és a CommVault egyetlen eszközt kínál, amely különválasztja a jelölteket a mentéshez és az archiváláshoz.

Az e-felfedezés kihívása nehéz

Az e-felfedezés kilátása nehezebb problémát jelenthet megoldani. Az E-felfedezés egy pártot foglal magában az elektronikus nyilvántartást kereső perben a másoktól olyan esetekben, amelyekről úgy véli, hogy relevánsak az ügyben. Általában az e-felfedezés iránti kérelem legnagyobb része olyan e-mail, amely az ügyféllel kapcsolatba kerülő alkalmazottakat foglalja magában, de a kérelem szövegszerkesztő dokumentumokat, forráskódot vagy más típusú adatokat is tartalmazhat - mondja Wendy Curtis, különleges tanácsadó az e-felfedezésnél az Orrick Harrington & Sutcliffe-nél

Amint egy vállalat ésszerűen előre látja azt, beperelik, kötelessége, hogy minden olyan rekordot megtartsanak, amely az öltözet állításával kapcsolatos embereket vagy projekteket foglalja magában. Ez azt jelenti, hogy az adatok minden tisztításának le kell állnia, még akkor is, ha ez rutinszerű és automatikus, Curtis szerint. Miért? Mert ha a felperes e-felfedezésen keresztül törekszik valamilyen információra, és megtudja, hogy megtörtént az után, amikor nem lett volna, akkor olyan szövődményekhez vezethet, amelyek szükségtelenül növelik a peres ügyek költségeit, vagy akár megsértik a cég ügyét.

Az ilyen típusú forgatókönyelemből való félelem az, ami egyes szervezeteket arra késztet, hogy az összes adataikat mentse. De ez nem feltétlenül jó ötlet, mondják Curtis és mások. Ha mindent megmentettek, az adott darabok megtalálása nehezebbé és drágábbá válik.

Általában a bíróságok nem gyűlik össze a nyilvántartások törlésével, ha azt egy jól bevált politika és ütemterv szerint végezték el, és ha a vállalatnak nincs oka azt gondolni, hogy az ilyen nyilvántartásokhoz kapcsolódó dolog miatt perelhető. "A törvény és a bíróságok tisztességes kikötőt ismernek fel a nyilvántartások megsemmisítése érdekében jól megalapozott politikák szerint, amíg a vállalat nem vesz részt a peres eljárásban, vagy nem számol előre" - mondja Curtis.

Mindazonáltal ezt a politikát pontosan meg kell követni, a levél, hozzáteszi. Ha az informatikai részleg megkérdezi, milyen gyakran törli valaki régi e-mailjeit, "az általánosságok nem elegendőek" - mondja. - Pontosnak kell lennie. Azoknál a vállalatoknál, amelyek gyakran üldöznek, mint például a pénzügyi szolgáltató cégek, az információs társadalomnak szüksége lehet a vállalati ügyvédekkel együttműködve megtartani a megőrzési szabályokat.

Az E-felfedezés az, ahol a legmegfelelőbb tervek az adatoknak, a szabályoknak megfelelõen, és fokozatosan feltörõdve minden szaggatott, mondja az EMC Cohen. Például egy vállalat hároméves tisztítási ciklussal rendelkezhet, hogy megfeleljen a hároméves megőrzést igénylő törvényeknek. Ha egy perben jön, és néhány dokumentumot be kell tartani a joghézagra - amely végtelennek tartja - a társaságnak képesnek kell lennie arra, hogy elkülönítse őket a többiektől, hogy folytathassa a tisztító politikáját. "Ha nem tudja elkülöníteni a jogi tartást, soha nem fog három évig" - mondja Cohen.

Az összes fontosabb archiválási szolgáltató olyan eszközöket ajánl fel, amelyek megígérik, hogy kezelik az ilyen szegregációt, e-felfedezés. Nem tévedhetetlenek, de a legtöbbet saját munkájuk ellenőrizhetik, mondja az ESG Babineau. Például egy rendszergazda többször is futtathatja az elemzést, és a szoftver beszámol az eredmények közötti esetleges eltérésekről.

Hogyan gondolkodjunk el a tárolóeszközökkel és a szoftverekkel kapcsolatban

Miután a vállalkozások kitalálták a biztonsági mentést, a visszatartást, és az e-felfedezés stratégiáit és politikáit, elkezdhetik vizsgálni a termékeket, mondja Ovum elemző Tim Stammers. Az ilyen termékértékelések során először meg kell tudniuk, milyen gyorsan növekszik a saját tárolási igénye. Ezenkívül szem előtt kell tartaniuk, hogy a tárolási árak csökkennek, így kevés értelme van, hogy többet vásároljanak, mint amire szükségük van.

Azt is meg kell vizsgálniuk egy olyan stratégiát, amely az adatok deduplikációját foglalja magában, ami megszünteti a dokumentumok közös elemeit sok példányban, és drasztikusan csökkentheti a szükséges kapacitás mennyiségét, Stammers megjegyzi. Figyelembe kell venniük a házon belüli tárolás alternatíváit, például a felhő tárolását, amely gazdaságosabb lehet. Bár a lemezek az idő múlásával olcsóbbak lesznek, a házon belüli személyzet kezelni nem fogja őket, Stammers rámutat. Azok a vállalatok, amelyek nem ástak át ilyen típusú kérdéseket vagy megvizsgálták a megőrzési szabályzatot, rossz döntéseket hozhatnak hogy több raktárba fektessenek, mint amennyire szükségük van, mondja Babineau.