Adjon hozzá ütemezést tartalmazó naptárt az irodai válaszok kilátásaira

Az Out of Office (OOO) válaszok beállítása az e-mail válaszok automatizálásához (amikor nyaralni van) professzionális hatást gyakorol az e-mailek kezelésére. Legtöbbünk azonban kifejlesztette vagy átvette azt a szokásos eljárást, amelyben csak az üzenetekben való elérhetetlenség dátumait részletezzük.

Változtassuk meg ezt a stílust, és adjunk egy innovatív görbét arra, amit a feladók látnak az automatikus válaszokon. Miért ne próbálja meg belefoglalni az abban az időszakban (vagy azt megelőzően és utána) elkötelezettségünk részleteit, hogy az emberek, akik megpróbáltak elérni minket, tervezhessék, hogy ennek megfelelően (újra) lépjenek kapcsolatba.

És ma megtanuljuk, hogyan lehet ezeket az adatokat grafikusan beilleszteni, azaz egy mini naptárt (a kiválasztott részletekkel) hozzáfűzve az ilyen üzenetekhez az MS Outlook alkalmazásban.

Lépések egy mini naptár beillesztéséhez az üdülési válaszokba

Az 1. és a 2. lépésben végrehajtott folyamat minden Outlook-felhasználó számára általános. A 3. lépés azonban nem vonatkozik azokra, akik az OOO Assistant alkalmazást (elérhető az MS Outlook Exchange kiadásban). A vég felé mutatjuk be, hogy mit tehetnek az ilyen felhasználók.

1. lépés: Indítsa el az MS Outlook klienst, és keresse meg a Naptár szakaszát a bal oldali ablaktól. Kattintson a jobb gombbal arra a naptárra, amelyet fel szeretne venni az automatikus üzenetekbe; majd nyomja meg a Küldés e-mailben gombot.

2. lépés: Megjelenik egy párbeszédpanel, ahol be kell állítania a dátumtartományt és ki kell választania a megosztani kívánt naptár hatókörét.

(a) Itt módosíthatja a naptárát is abban az esetben, ha rossz választást tett, vagy úgy dönt, hogy vált.

(b) Válassza ki azt a tartományt / időszakot, amelyet a válaszaiba szeretne belefoglalni. Általában a következő 7 nap lenne (legalábbis ezt megteszem).

(c) Válassza ki azokat a részleteket, amelyeket meg szeretne osztani. Itt inkább a korlátozott részleteket ismertetjük.

(d) További beállítások és korlátozások esetén válthatja a Speciális beállításokat.

A beállítások mentése után a naptár e-mail üzenetként importálódik. Látni fog egy miniatűr naptárat, színes indexekkel a dátumokon, amelyek meghatározzák az ön elkötelezettségét. A dátumok linkeket tartalmaznak az üzenetben részletesebben szereplő részletekhez is.

Javaslom, hogy távolítsa el a mellékletet, mert ez felesleges adatokká válhat.

3. lépés: Az ezt követő eljárás magában foglalja egy új szabály létrehozását és nyaralási válaszként történő beállítását. Ezt részletesebben ismerteti egy másik hozzászólás itt. Kövesse a cikk 2. lépését a végén.

Megjegyzés: Azoknak, akik az OOO Assistant-t használják, másolja a 2. lépés eredményét, keresse meg, ahol beállította az üzenetet a válaszokra, és illessze be oda.

Következtetés

Tehát legközelebb egy mini naptárral állítja be a válaszokat? Garantálom, hogy azok, akik ilyen válaszokat kapnak, jobban fogják értékelni téged, mint valaha. Ne felejtse el megosztani ezt a cikket kollégáival és barátaival, ha tetszik.