DocSend for Outlook - Jobb kommunikáció dokumentumokkal

Gyakran több dokumentumot küldünk Microsoft Outlook segítségével. Most már hatékonyabbá teheti kommunikációját olyan dokumentumokkal, amelyeken az Outlook, a ` DocSend ` kiegészítők hozzá vannak rendelve. A DocSend for Outlook a dokumentumok hatékonyabb és érdemesebb kommunikációs csatornává teszi a dokumentumokat. A telepítés után hozzáférhet a fájlokhoz, és könnyedén létrehozhatja a DocSend linkeket, amikor a legtöbbet szeretne, azaz amikor e-mailt küld. Az DocSend for Outlook program azonban többet tartalmaz, mint a dokumentumok és mellékletek küldése. Olvassa el a Microsoft Outlook új bővítményét.

DocSend for Outlook

Kezdjük az alapokkal. A DocSend nem új alkalmazás; már régen itt volt. Ugyanakkor a DocSend, mint az Outlook kiegészítője, új dolog. Eredetileg a dokumentumok analitikus eszköze; különösen azok számára, amelyeket e-mailben küldenek. Mi gyakran megkérdezzük, mikor küldünk egy levelet e-mailen keresztül; hogy a személy látta-e a dokumentumot vagy sem. Kívül; bizalmas dokumentumok esetén tovább aggódunk, ha a dokumentum címzettje tovább továbbította. A DocSend segítségével tudod, mi történik a dokumentumoddal. Attól, hogy tudta, mikor nyitja meg a személy, hányszor töltötte le vagy sem, és küldték-e valakinek; mindent megtarthat a DocSend használatával.

Ez az eszköz az Outlook Mail programban érhető el. A DocSend for Outlook ugyanazt a munkát használja, ha az Outlook Mail kiegészítőjeként használja. A DocSend-fiókot az Outlook Mail-hoz kapcsolja, így megkönnyíti a dokumentumkommunikációt.

A DocSend for Outlook eléréséhez csak annyit kell tennie, hogy meglátogassa a kezdőlapját, hogy letöltse azt ingyen. Ez egy webes alkalmazás, amely megnyílik a böngészőben. Egyszerűen jelentkezzen be a szerszámmal

A dokumentumokat a számítógépről, a dobozról, a Dropbox-ról, a Google Drive-ról és az OneDrive-ról a DocSend for Outlook-ra állíthatja.

Inside DocSend for Outlook

DocSend eszköz. Miután belépett a DocSend-be, a következő műszerfalat láthatja:

A DocSend eszköz bal oldali menüje az irányítópult, a dokumentumok, a jelen, a névjegyek, a csoport és a bővítmények lapjaiból áll.

dokumentummegosztó eszköz. Linkeket hoz létre minden olyan dokumentumhoz, amelyet megosztott a kapcsolataival. Egyetlen dokumentumhoz akár különböző hivatkozásokat is létrehozhat, hogy megőrizze a dokumentum egy számát. Minden alkalommal, amikor a címzett a linkre kattint, megkapja a statisztikát a dokumentumról. Például a Látogató statisztika az alábbi képen látható:

A DocSend for Outlook használata

Mivel megértettük, hogy működik a DocSend, most nézzük meg, hogyan működik a DocSend az Outlook Mail alkalmazásban.

Ha már feliratkozott a DocSend-re, az Outlook Mailban található bővítmény látható. Kattintson az Új levelek lehetőségre, és nézze meg az újonnan megnyitott e-mail ablak jobb oldali alját. Keresse meg a következő kék ikont.

Ha rákattint erre a logóra, a DocSend ablak az e-mail jobb oldalán nyílik meg. Amint az a következő képen látható, a DocSend for Outlook számos különböző tabulát / funkciót tartalmaz.

A DocSend alatt már meglévő dokumentumok a "Dokumentumok" alatt láthatók. A fenti képen csak 3 dokumentumot tartalmaztam. Ha azonban a lista hosszú, a kívánt dokumentumot keresheti a Keresés ablakban. Még akkor is feltölthet egy dokumentumot a DocSend for Outlook használatával, ha a kívánt dokumentum nincs a listán.

Miután kiválasztotta a kívánt dokumentumot, amelyet elküld a kollégának vagy barátjának, elkezdheti a tulajdonságainak beállítását. Amikor kiválaszt egy dokumentumot az e-mail küldéséhez, az alábbi ablak jelenik meg a DocSend for Outlook programban.

Amint a fenti képen látható, minden kiválasztott dokumentumhoz

• Letöltött (vagy nem engedélyezett) letöltés
• Beállítás (vagy nincs beállítva) lejárati dátum
• Jelszó védelme (vagy nem állít be jelszót a dokumentumhoz)

Mindegyik A 4 lapon a jobb és a be gombok vannak. Így dönthet (és vezérelheti), hogy a címzett mit tehet a dokumentummal. Ha például a "Letiltás engedélyezése" lehetőséget választja ki, akkor a címzett csak a dokumentumot tudja megtekinteni, de nem töltheti le a számítógépére. Hasonlóképpen a dokumentum lejárati dátumát is beállíthatja úgy, hogy a `Beállítandó dátum beállítása` opciót `Be` értékre állítja.

Így a DocSend for Outlook lehetővé teszi, hogy kiválassza, amíg a címzett a postafiókban nem látja a dokumentumot. A lejárati dátum (és idő) után a címzett egyáltalán nem fogja látni a dokumentumot. Ez a funkció nagyon hasznos az olyan dokumentumok esetében, amelyek korlátozott életet élnek, például napi jelentéseket vagy statisztikákat.

Ha a dokumentum nem jelszóval védett, ne aggódjon! Most beállíthat egy jelszót a DocSend for Outlook használatával. Egyszerűen kattintson az On / Off gombra a "Passcode Protection" előtt, majd beillesztheti a jelszót.

Végül, miután kiválasztotta az összes beállítást, és beállította a küldendő dokumentum tulajdonságait, mostantól csatoljon egy linket a dokumentumhoz. Ez nem más, mint a DocSend for Outlook létrehoz egy egyedi linket a dokumentumhoz, amelyet elküld. Ez beillesztésre kerül az e-mail szervezetbe.

A címzett ezt a hivatkozást fogja látni a fogadott e-mailben, a dokumentum helyett. Amikor a címzett rákattint a linkre, a böngészőben megnyílik. Innen a címzett megtekintheti, letöltheti vagy kinyomtathatja a dokumentumot, attól függően, hogy milyen hozzáférést biztosít a címzett számára. Az ablak a következőképpen néz ki:

A rendszeres műveletek mellett a DocSend for Outlook még egy érdekes szolgáltatást kínál. A címzett a DocSend for Outlook segítségével a dokumentum alapján megjegyzéseket tehet, vagy kérdéseket tehet fel.

Következtetés

Úgy gondoljuk, hogy a DocSend for Outlook jó eszköz a dokumentumok kezeléséhez. A dokumentumokhoz kapcsolódó problémák - mint például az elküldésük, a jelszavakkal való védelem és a címzettek listájának kezelése - a DocSend for Outlook programban jól kezelhetők. Elolvashatja a Blog DocSend for Outlook-ot a DocSend Blogon.

Mondja el nekünk, hogy vállalja ezt az eszközt.