Együttműködés a Microsoft Office-ban: fájdalmas, de nem lehetetlen

A Microsoft Office régóta az arany szabvány a súlyos dokumentumok létrehozásához, szerkesztéséhez és formázásához. A Google Dokumentumok és más webalapú versenytársak azonban túlszárnyalják az Office-ot, mivel könnyebbé válik a dokumentumok valós időben történő megosztása és társítása.

Adja meg az új Office-készleteket. Az idei év elején kiadott verziója az elveszett földet eredményezi, mivel együttműködik más emberekkel asztali és böngészőalkalmazások keverékével. A funkciók jó irányba mutatnak, de a Microsoft új együttmûködését végül nem olyan könnyû, mint amilyennek lennie kellene.

Akár az Office 365 előfizetés megvásárlására, vagy Office 2013 asztali szoftver vásárlására gondolsz

[További olvasmány: A legjobb TV-streaming szolgáltatások]

A Word, az Excel, a OneNote és a PowerPoint együttműködését teszteltem mind a kollégákkal, mind a kollégákkal kapcsolatban egy Office 365 Small Business Premium fiókot és olyan vállalaton kívüli embereket, akiknek még nem volt Office 2013.

Együttműködés kívülállókkal

Dokumentum megosztása a munkatársakkal először online SkyDrive-ra kell mentenie.

A SkyDrive felhő tároló és az Office Web Apps használatával az új Office lehetővé teszi a szervezeten belüli és kívüli felhasználókkal való megosztást és társelképesítést.

Például egy dokumentum létrehozója bármit meghívhat egy dokumentum megtekintésére vagy szerkesztésére Wordben Webalkalmazás. Menj a Fájl menübe, és kattints a Share gombra. Alapvetően megosztási kapcsolatot hoz létre és elküldi e-mailben vagy azonnali üzenetküldésben, vagy létrehozhat e-maileket az Ön által kijelölt Outlook névjegyekhez. Mindenesetre a hivatkozás létrehozása vagy elküldése előtt meg kell mentenie a dokumentumot a SkyDrive-ra.

A Word, az Excel vagy a PowerPoint munkájának megosztása oly módon, hogy valakit olyan linkre küldenek, amelyik engedélyezi a dokumentum megtekintését vagy szerkesztését. a címzett a linkre kattint, a böngészőablak megnyitja a fájlt az Word, az Excel, a OneNote vagy a PowerPoint webalkalmazásban. Ne feledje, hogy ha elküldte a címzettnek a dokumentum szerkesztésére feljogosító linket, a címzett ugyanazt a felbukkanó üzenetet látja, amelyet minden Office alkalmazás létrehoz, amikor dokumentumot nyit meg e-mailen vagy internetes letöltéssel, figyelmeztetve, hogy mivel az internet nem biztonságos, alapértelmezés szerint csak a dokumentumot olvashatja le. A címzettnek egy gombra kell kattintania a szerkesztés engedélyezéséhez - egy furcsa lépés, mivel létrehozott egy linket, amely kifejezetten felhatalmazta rá, hogy módosítsa a dokumentumot.

Ön és az Ön kijelölt társszolgái egyidejűleg dolgozhatnak a dokumentumon néhány korlátozás. A Wordben például Ön és munkatársai nem szerkeszthetik ugyanazt a bekezdést egyidejűleg. Ha ezt megpróbálja, előugró üzenetet kap erről.

Ha elfogad egy meghívót a dokumentum társszerkesztőjére, egy webalkalmazásban csak olvasható módban jelenik meg, még akkor is, ha szerkesztett engedélyt.

Ezen felül, valójában nem látja a munkát egy koauthor tett, amíg az illető megmenti. Valójában valós időben meg tudod mondani, hogy valaki más dolgozik a dokumentumon, mivel az alkalmazás felbukkan a társalgók nevére. (Alternatív megoldásként kattintson a Fájl> Info lehetőségre a szerkesztő háttérvilágához.) Ha a másik szerkesztő nincs bejelentkezve egy Microsoft-fiókba, akkor általános "Vendég" lesz. A mentett változtatások nem jelennek meg automatikusan. Inkább a Word értesíti Önt, hogy a frissítések elérhetőek, és meg kell mentenie, vagy kattintson a frissítési gombokra egy társjelző munkájának megtekintéséhez. Ha ez megtörtént, a változások halványzöld színűek.

A társszerző akkor is jól működik, ha egy személy használja a Word Web App alkalmazást, a másik az asztali alkalmazást használja. Ugyanez igaz a OneNote-ra is, ahol a változások automatikusan megjelennek, és halványzöld színűek is.

Word, Excel és PowerPoint 2013 az asztalon lehetővé teszi, hogy a munkatársaival megosszák az e-mailes meghívókat megtekintési vagy szerkesztési engedélyekkel.

Az Excel-ben nem szerepelhet a coedit, miközben egy személy dolgozik az asztali Excel-ben. Ha megpróbálja, akkor kap egy üzenetet, amely szerint a táblázat le van zárva. Ugyanakkor az Excel Web App alkalmazásban is társelhet, ami sokkal korlátozottabb a funkcionalitásban. A változások csak akkor jelennek meg, ha egy szerző elhagy egy cellát, és mivel nincsenek kiemelve, nem mindig könnyű megmondani, hogy egy társszerző megváltozott. De az alkalmazás nem jelzi, ha mások aktívan szerkesztik.

A változások kiemelésre kerülnek, miután a tényt.

A Microsoft azt ajánlja, hogy a PowerPoint társszerzői az asztalon vagy a webalkalmazásban maradjanak, nem egyszerre. Ha egy személy az asztali verziót használja, a másik a böngészőben dolgozik, előfordulhat, hogy a módosítások nem menthetők megfelelően. A PowerPoint módosításait azonban nem kell menteni. Ehelyett megjelenik, miután egy szerkesztő befejezi egy objektummal, például egy kép vagy szövegdoboz használatát.

Együttműködés kollégákkal

Az Office 2013 asztali alkalmazások azt mutatják, hogy ki dolgozik a dokumentumon, egy ikonon az alsó az ablak bal oldalán.

Az Office 365 üzleti tervre feliratkozott szervezetek munkatársai olyan együttműködési eszközöket használnak, amelyek nem állnak rendelkezésre a fogyasztói verziókban. Többek között az Office 365 Small Business Premium és az Office 365 Midsize Business egyaránt biztosít hostozott SharePoint és Lync kiszolgálókat az együttműködéshez és az egységes kommunikációhoz.

A dokumentumok létrehozásának és a munkatársaknak a nézők vagy szerkesztők ugyanaz, mint a fogyasztóké. Van azonban egy furcsa, amiről tudnia kellene. Alapértelmezés szerint, amikor elfogadja a dokumentum szerkesztésére vonatkozó meghívást, az Office 365 elindítja a megfelelő webes alkalmazást, még akkor is, ha az Office 2013 asztali telepítése megtörtént. Az asztali Word alkalmazásban való részvételhez a

Szerkesztés a Wordben gombot a Word Web App alkalmazásban, és várja meg a program indítását, egy időigényes extra lépés. Ha meg szeretné tartani a füleket egy olyan dokumentumra, amelyet meghívtak megosztásra, kattintson a meghívón lévő Kövesse linkre.

Az Office 365 rendszergazda megváltoztathatja ezt az alapértelmezést a megosztott webhely beállításain belül, hogy az asztali alkalmazásokban indítsa el a dokumentumokat. Túl rossz, hogy nem választhat az asztali vagy a webes alkalmazást sem, mielőtt elindulna.

Vegye figyelembe azt is, hogy bár elvárható, hogy a szerkesztett dokumentum automatikusan megjelenik a SkyDrive Pro munkaterületén, ez nem ez a helyzet. A dokumentumok alapértelmezés szerint csak az alkotó SkyDrive-fájljaiban jelennek meg.

A dokumentumok követik azokat a dokumentumokat, amelyekkel a többiek megosztották Önnel. Az alapértelmezett SkyDrive Pro képernyőn azonban nem láthatja a követett dokumentumok listáját.

A munkatárs által létrehozott dokumentum ismételt megtekintéséhez egy linkre kell kattintania a dokumentumhoz. Az egyik módja az e-mail meghívó megtalálása. Egy egyszerűbb útvonal a megosztott fájl követéséhez kattintson az

Követés lehetőségre az eredeti meghívásban. Ez a művelet linket mutat a dokumentumhoz a Dokumentumokat követve a SkyDrive Pro munkaterületének bal oldali navigációs sávjában, a Dokumentumok mappában. Ha beállította a hírszolgáltatást az Office 365-profiljában, értesítést kap a módosításokról a követett dokumentumokra. De a

Dokumentumok követése gombra kattintva megtekintheti ezeket a fájlokat. A Microsoft könnyebbé tehette a dolgokat egy olyan felületen, amely a felhasználó dokumentumaival párhuzamosan követte a követett dokumentumokat. Csevegés társalgás közben

Nem egyértelmű, hogy hogyan használhatjuk az azonnali üzenetküldést egy dokumentumon belül.

Egy másik fontos dolog, amit észrevettünk Az Office 365 üzleti környezetének kapcsolódnia kellett a beszélgetéshez. A bejelentkezéskor azonnali üzenetet küldhetek egy kollégának az Outlook Web App alkalmazásból az Office 365 kezdőképernyőjének tetején lévő People elemre kattintva. De ha rákattintottam a SkyDrive-ra, hogy dolgozzon egy dokumentumon, egy ablak azt mondta, hogy fejezzem be az IM-munkamenetet, és nem használhattam az Outlook webalkalmazást IM-re, miközben dolgoztam egy megosztott dokumentumon. A Microsoft szerint ez nem így működik.

A Lync lehetővé teszi a konferencia és a csevegést az asztalról.

Kiderül, hogy van egy másik módja az IM-nek az Office 365-be: el kell indítania az Office 2013 asztali szoftvert tartalmazó Lync asztali alkalmazást, és jelentkezzen be a fiókjába a Lync-on belül. Ezután az aktuális szerkesztők listájára kattintva kattinthat kollégákat, akik dokumentumokat gyűjtenek be a dokumentumban.

Vagy legalább te elméletben. Vizsgálataink során azt találtuk, hogy néha az IM ikonja szürke volt még a Lync-szal is, amely a másik párt jelenlétét mutatja. Nyilvánvaló, hogy a Microsoftnak rengeteg munkája van ahhoz, hogy csevegést könnyítsen a munkatársak számára. Nehéz megérteni azt a döntést, hogy két csevegési szolgáltatást hozzanak létre, amelyek nem integrálódnak egymáshoz, és egy különálló alkalmazás indítása, miután bejelentkezett a webszolgáltatásra, bosszantó. A Lync erkölcstelen viselkedése a sütemény jegesedése.

Az együttműködés alsó sorozata

Az Excel Web App alkalmazásban megjelenő meghívó az alábbi. Innen nem társíthatsz valakivel, aki az asztali Excel-t használja.

A Microsoft egyértelműen arra törekszik, hogy felhatalmazza az embereket a dokumentumokon való együttműködésre, de az új Office-lakosztályok nem könnyítik meg a dolgokat. A legfontosabb alkalmazásokban a coauthoring különböző folyamata zavaros. A Wordben különösen az együttműködést lassítja az a követelmény, hogy mindenki köteles menteni vagy frissíteni a dokumentumokat, hogy megnézze egymás változásait. Ez a beállítás éles ellentétben áll a Google szövegszerkesztő alkalmazásával, amely a felhasználók által történő beíráskor megjelenő változtatásokat jelzi.

Az Office 365 üzleti környezetben történő dokumentumok megosztása szintén szükségtelenül nem kívánatos, így nehéz megtalálni a megosztott dokumentumot, amelyet nem hozott létre, vagy beszélgetni egy kollégával a fájl megnyitásakor. Kedves, hogy a Microsoft a megfelelő irányba halad, de eddig ezek a legjobb lépések. Ha a coediting rendszeres része a munkafolyamatnak, akkor az új Office lehetővé teszi, de az illeszkedést és elindulást. Vagy tanuljátok meg ezeket a furcsa dolgokat belülről és kívülről, hogy körbejárhassa őket, vagy inkább használhassa a Google Apps for Business szolgáltatást.