13 A dropbox papír felhasználásának legjobb módjai

Jó pár év telt el, amikor a Dropbox Paper kilépett a béta fázisból. Az együttműködési eszköz lehetővé teszi megosztható jegyzetek létrehozását, valamint a dokumentumok és fájlok mappákba vagy projektekbe történő rendezését. A Dropbox Paper mindenféle tartalmat és médiaformátumot elfogad, így hihetetlenül egyszerűen dokumentálható.

A Dropbox papír ennél többre is képes. Ha szeretné felfedezni a Dropbox papír teljes potenciálját, vessen egy pillantást az alábbiakban említett hackekre és trükkökre.

1. Készítsen csak meghívókat tartalmazó mappákat

Alapértelmezés szerint, amikor mappát hoz létre a Dropbox Paper alkalmazásban, a csapat minden tagja láthatja. Ha azonban egy mappát szeretne létrehozni a csapat egyes tagjai számára, akkor a legjobb megoldás a csak meghívást tartalmazó mappa létrehozása.

Ehhez kattintson a jobb oldali panelen az Új mappa létrehozása gombra, és az új ablak megjelenése után adja hozzá a nevet. Ezután érintse meg az épületszerű ikont az alsó szalagon, és válassza a Csak meghívás lehetőséget.

Válassza ki a csapattagok nevét, és nyomja meg a Létrehozás gombot.

Hűvös tipp: dönthet úgy is, hogy csendesen létrehoz egy nyitott mappát. Ehhez törölje a jelölést a tagok nevéből, mielőtt megnyomná a Létrehozás gombot.

A -en is

Dropbox papír vs Google Keep: mélységbeli összehasonlítás

2. Nézze meg a keresés hatalmát

Meg kell keresnie egy adott szót tartalmazó dokumentumot? Az energiakeresés lehetővé teszi. Csak annyit kell tennie, hogy beírja a kulcsszót a keresősávba, és a megfelelő fájl vagy mappa azonnal megjelenik.

Például a Ransomware cikk megjelenik a számlám GT> Android> Bejegyzés> AI mappájában. Tehát nem kell egészen ahhoz a mappához mennem.

Hasonlóképpen, csak kereshet a dokumentum címe alapján, és az eszköz gondoskodik a többiről.

3. Vegye ki a parancsikont

Ebben a korban, amikor szinte azonnal jelen van, elengedhetetlen, hogy ugyanazt a mantrát kövesse a csapata papíron történő irányítása közben is, különösen a dokumentumok formázásakor.

A Dropbox papír a billentyűparancsok széles választékát kínálja. Az általános hivatkozásokon kívül, mint például a Ctrl + B a vastag betűtípushoz és a Ctrl + U az aláhúzáshoz, ez az együttműködési eszköz támogatja a póttagok számát.

• Számozott lista: 1. szóköz követése
• Feladatlista: egy szóköz
• Fejléc: Ctrl + Alt + 1
• Dátum: / dátum, szóköz követve

Tehát, ha hozzá kell adnia egy sor feladatot, akkor adjon hozzá *, majd szóközt, és egy golyó azonnal hozzáadódik.

Ezzel sok időt takaríthat meg a dokumentum eszköztára közötti oda-vissza mozgatással. Ezenkívül zökkenőmentesebbé teszik a munkafolyamatot.

A teljes lista megismeréséhez kattintson a jobb alsó sarokban található billentyűzet ikonra.

4. Hozzon létre feladatokat, mint egy főnök

Mint már tudta, a tételek ellenőrző listájának hozzáadásához csak annyit kell tennie, hogy egy szóközt követ. A jó hír az, hogy ezeket az ellenőrző listákat / feladatokat útközben hozzárendelheti egyszerűen egy @ jel hozzáadásával, amelyet a csapattag neve követ.

Tehát, ha létre kell hoznia egy „Hozzászólások hozzáadása a Facebookon” elnevezésű feladatot, és hozzá kell rendelnie Sylvinak, amelynek esedékességi ideje 2020. március 11., akkor csak be kell írnia a következő parancsot.

Hozzászólások hozzáadása a Facebookon @Sylvia / 11/03/2020

Ez az. Nincs dolgunk az eszköztárral vagy a felső szalaggal játszani.

Hűvös tipp: Használja a tetején lévő Jelenlegi ikont, hogy a dokumentumot diavetítésként jelenítse meg.

A -en is

#teendők

Kattintson ide a teendők listájának oldalához

5. Adjon hozzá dokumentumokat a mappához

Megnyit egy adott mappát, hogy gyakran helyezze el a dokumentumot benne? Ez szörnyű időpocsékolás.

A legjobb módszer a dokumentum létrehozása a kezdőlapon. Miután megnevezte, kattintson a Hozzáadás a mappához hivatkozásra a dokumentum neve alatt, és az eszköz gondoskodik a többiről.

Tudta-e: A mappastruktúrával nem rendelkező dokumentumok a Kezdőlapon nem fájlként jelennek meg.

6. Túl sok hangulatjel? Megszámolni őket!

Gondolod, hogy túl sok hangulatjelet használtál a dokumentumon? Ahelyett, hogy leült volna, hogy manuálisan megszámolja őket, mi lenne, ha a Dropbox Paper elvégzi a munkát?

Igen, ezt olvastam jól. A szokásos számokon, például a szavak számán és a karakterek számán kívül, a Dropbox Paper számolja a hangulatjelek számát is.

Tehát, ha úgy érzi, hogy a 29 hangulatjelek túl sok, akkor visszatérhet a dokumentumhoz, és eltávolíthatja őket.

A szavak számának ellenőrzéséhez érintse meg a jobb felső sarokban található hárompontos gombot, és nyomja meg a Word Count lehetőséget.

7. Illessze be a képernyőképeket mint egy profi

Egy másik remek trükk, amelyet a Dropbox Paper lehetővé tesz, hogy nem kell képernyőképeket és képeket feltöltenie a szokásos módon. Csak annyit kell tennie, hogy másolja a képeket a forrásból, és illessze be őket a dokumentumra.

A képek átrendezése a Dropbox papíron ugyanolyan egyszerű, mint a drag and drop. Válassza ki a mozgatni kívánt képet, és mozgassa az egérmutatót a választott pozícióba. Remek, igaz?

A -en is

Hogyan lehet gördítőképeket készíteni a Windows 10 rendszerben

8. Link a különféle médiaelemekhez

Legyen szó hangfájlról vagy YouTube-videóról, a Dropbox Paper lehetővé teszi, hogy meglehetősen egyszerűen megjelenítsék őket. A mantrát? Másolás és beillesztés. Igen, nem kell hozzáadnia a beágyazási linket.

Itt egyszerűen át kell másolnia a videó (vagy dal) linket a címsorból, és be kell illesztenie a dokumentumra - igen, hasonlóan a képekhez és a képernyőképekhez.

9. Integráljon a naptárával

Végül, de nem utolsósorban, integrálhatja a Papírt a Google Naptárba (vagy az MS Outlookba). Ehhez kattintson a dokumentum nevére, és egy szürke színű felszólítást kap a Naptár esemény összekapcsolása feliratra.

Válassza ki a kívánt naptárt, és a beállítás befejezése után adja hozzá a dátumot és a találkozó jegyzeteit.

A jó hír az, ha beépíti a naptárát, és az összes közelgő találkozó megjelenik a Papír honlapján.

10. Kapcsolja össze, mint egy ninja

Igen, tudom, hogy van egy hasznos ikon a Meghívás mellett, amely lehetővé teszi külső linkek hozzáadását. De nehézkes rákattintani, majd hozzáadni a linket minden alkalommal, amikor hivatkozást kell hozzáadnia.

Az intelligens dolog az, hogy kiválasztja a csatolni kívánt szöveget, nyomja meg a Ctrl + K billentyűket, majd adja hozzá a hivatkozást. Remek, igaz!

11. Exportálja a dokumentumokat

A Dropbox lehetővé teszi a dokumentumok PDF, Word vagy Markup formátumban történő exportálását is. Ez különösen akkor hasznos, ha néhány dokumentumot el kell küldenie az ügyfeleknek vagy üzleti partnereknek, akik nem férnek hozzá a csapat Dropbox papírjához.

Az exportáláshoz válassza ki a dokumentumot a kezdőlapról, és nyomja meg az Exportálás gombot, az alábbi képernyőképen látható módon.

Ezután válassza ki a formátumot, és a letöltés néhány másodperc múlva elindul.

Helyezze a tollat ​​papírra

A fenti funkciókon kívül a Dropbox Paper segítségével könnyedén integrálhat harmadik fél alkalmazásaiba, amely az eszköz hatókörét több fokkal kibővíti. Mindenekelőtt ugyanolyan könnyedén kapcsolódhat a Dropbox fájlokhoz és dokumentumokhoz, mintha jelölőnégyzetet vagy felsorolási listát hozzáadna.

Következő rész: A Dropbox használatának módját keresi a Gmailben? Nézze meg a következő cikket, hogy megtudja, hogyan.