A Microsoft FindTime segítségével gyorsabban ütemezheti az értekezleteket az Outlook programban

Az irodai kollégákkal való találkozás legjobb időtartama nem egyszerű feladat. Először meg kell kérdeznie őket a megfelelő időről, és ugyanúgy kell megegyeznie az ütemtervvel, hogy mindenki számára a legkedvezőbb időt érje el. A találkozáskor eldöntendő feladat viszonylag egyszerű, ha kisebbek, mint résztvevők, de ha arról van szó, hogy a találkozó több embert igényel. A munka csak nagyon kemény lesz, néhány nem áll rendelkezésre, vagy az emberek különböző okokból lemaradnak. Mindezek a folyamatok sok befektetési időt fektetnek be, nem igaz!

FindTime olyan alkalmazás, amely gyorsabban ütemezheti a találkozókat. A Microsoft Outlook kiegészítőként a FindTime segítségével könnyedén eldöntheted a találkozási időt egy szisztematikus megközelítéssel és anélkül, hogy sok bevonódásod lenne. Az alkalmazás automatikusan azt javasolja, hogy mely napok és időpontok működjenek jobban az emberek számára, akik részt vesznek az értekezleten. Ezért segít abban, hogy könnyedén megérkezhessen a konszenzusra. Olvassa el az alábbiakban, hogyan találja meg a találkozók gyorsabb ütemezését.

FindTime for Outlook

A FindTime lecsökkenti a szervezési időt. Mint Szervező, a kiválasztott időpontokat javasolja minden résztvevőnek, és mindenkinek lehetővé kell tennie a szavazást. Miután a szavazás során megegyezés született, a FindTime elküldi az értekezlet-meghívót az Ön nevében, és ezáltal kiküszöböli azt az időt, amikor általában az emberekkel való koordinációt kell befektetnie, és mindenki számára a legjobb időt kell elérnie.

A FindTime használatának megkezdése

1. lépés

Az első lépés a FindTime telepítése, és ehhez az Office 365 fiókokra való bejelentkezéshez kötelező. Miután bejelentkezett, telepítheti a FindTime-t az Office-boltból. A telepítés után indítsa újra az Outlook programot, és megjelenik a FindTime ikon, amely az Outlook képernyő jobb felső sarkában található. Megjegyzés az Outlook 2013-ban, Outlook 2016-ban és az Outlook-ban az interneten.

Az Outlook 2013-on

Az Outlook 2016-on

Az Outlook-on az interneten

Megjegyzés: A FindTime csak az Outlook

2. lépés

Az Alkalmazás beállítása után létrehozhat egy új e-mailt vagy válaszolhat egy meglévő e-mailre egy találkozó ütemezéséhez.

Például, ha egy meglévő e-mailre válaszolva találkozót szeretne létrehozni a felsorolt ​​személyek között. Kattintson a "Válasz a találkozó szekcióval" lehetőségre.

Egy panel megnyílik, amelyen keresztül beállíthatja az értekezlet időtartamát. A panel középső és alsó része lehetővé teszi, hogy megtekinthesse azoknak az embereknek a ütemtervét, akiket meghívni szeretne egy találkozóra. Itt több időrést választhat ki, és elküldheti azokat az érintetteknek, akik szavazásra szólítanak fel.

Az emberek státusza különböző színekben jelenik meg, és ugyanazzal az alapon dönthet arról, hogy melyik találkozóhely mindenki számára legmegfelelőbb.

Kattintson a "Következő", és látod a rövid listázott időréseket és lapokat, mint például a "találkozó helyét". Most készen áll a meghívásra. Kattintson a "Beszúrás e-mailbe" lehetőségre, hogy meghívást kezdeményezzen.

3. lépés

Miután meghívást tett, kattintson a "küldés" elemre az üzenet bejövő ablakában, hogy az emberek elkezdhessenek szavazni a kiválasztott időréseken. Mindenki meghívja az online szavazást arról, hogy ki szavaz. Tudod, hogy mások is tudnak a kedvenc slotjáról.

Amint a szavazatok beérkeznek, a meghívó ütemtervet kap, és a találkozó létrejött. A Szervező e-mailt kap a meghívó visszaigazolásáról is.

Megjegyzés: A címzettek oldalán csak egy e-mail címre van szüksége, hogy megkaphassa meghívását és internetes hozzáférését, hogy szavazzon a FindTime weboldalán. Szintén szavazhatnak bármilyen eszközről, amiről kívánnak. A címzetteknek nem kell a FindTime-t telepíteniük számítógépükre vagy mobiltelefonjukra, vagy az ügyet Office 365 fiókra.

Kattintson a itt gombra a FindTime használatának megkezdéséhez, és tudassa velünk, ha tetszik ez a Microsoft új alkalmazása.

Kép forrása: Microsoft.