Időt és pénzt takarít meg Online Találkozó Eszközök

Ha Ön olyan, mint én, akkor valószínűleg utálom az üzleti találkozókat. Számos hasznos internetalapú eszköz merült fel, amelyek segíthetnek a munkacsoportoknak ütemezni és hatékonyabban működtetni. Az itt található összes eszköz a legnépszerűbb internetes böngészőkön belül működik, és a legtöbbjük ingyenes vagy meglehetősen alacsony havi díjakat tartalmaz. A kihívás az, hogy megértsük, melyik eszköz egy adott helyzethez igazodik, mert nem minden találkozót tartanak ugyanolyan körülmények között.

Több naptár szinkronizálása

Természetesen a leggyakoribb helyzetek a közös naptár szinkronizálására szolgálnak valaki PDA és Microsoft Outlook asztal között, vagy a főnök naptár és asszisztens között. Sok szolgáltatás könnyebbé teheti a naptárak megosztását a munkacsoport tagjai (vagy akár családtagjai vagy barátai között). Mind a Google Naptár, mind a Yahoo Calendar kínál ingyenes naptárszinkronizálást, és számos más termékkel - többek között a Calgoo's Connect, az Apple MobileMe és az iTunes számítógépek és iPhones, a NuevaSync és a SugarSync - együtt dolgoznak. A BusySync és a Spanning Sync is képes szinkronizálni az Apple iCal naptáit a Google Naptárral.

Ezek a szinkronizációs szolgáltatások azonban nem mindig működnek megfelelően. A probléma egy része az, hogy a legtöbb online naptár és ütemezõ termék e-mailt használ az események és meghívások bejelentésére, és a különbözõ naptárprogramok számára nehéz ellenõrizni az ilyen e-mail üzeneteket. A másik kérdés az, hogy ha egy beágyazott URL-t tartalmazó naptárprogramból kap egy e-mailt, a vállalati antispam szolgáltatás blokkolhatja azt. És még egy másik helyzetben, két különböző Microsoft Exchange kiszolgálón két ember szeretné ütemezni egy közös értekezletet - lehetőség van arra, hogy összekapcsolja mindkét Exchange naptárat, hogy ugyanazt a Google Naptár-fiókot szinkronizálja, de lehet bonyolult. Az utolsó probléma egyik lehetséges megoldása, hogy a Cemaphore MailShadow-jét használja a Google Apps számára az Exchange-kiszolgálók Google Naptárhoz történő szinkronizálásához; a szoftver évente $ 60 / e-mail fiókot tartalmaz.

[További olvasmány: A legjobb TV-streaming szolgáltatás]

Egyik dolog, hogy mind a Google Naptár, mind a Yahoo Naptár remekül működik, e-mailes emlékeztetőket küld az ismétlődő találkozók egy címtárgyűjteményhez. Mindaddig, amíg megadta a helyes címeket, ez a funkció jól működik.

Engedje el az ügyfelek felállításaikat

A TimeDriver műszerfalja megmutatja a különböző találkozók státusát.

Mi van, ha szeretné ügyfeleit vagy más személyeket nem vállalkozik a vállalat arra, hogy közvetlenül foglalja el idejét? A régen múltban a kinevezési titkárok felelnének a főnök naptárjáért, és a találkozó időpontját ceruzával és papírral fogják létrehozni. Most az ügyfeleket és a kollégáit is megcélozhatja az önkiszolgáló kinevezési ütemező webhelyekhez, például HourTown vagy TimeDriver. Ezek a webhelyek megmutathatják a munkatársak szabad és elfoglalt időpontjait, valamint azt, hogy milyen hátralévő idő "készlet" érhető el a találkozókhoz. Küldenek e-mail értesítéseket is, és nem igényelnek semmilyen speciális szoftvert a böngészőn túl a találkozó megerősítéséhez. Könnyedén beállíthatja az ütemtervet, amikor a városból távozik, vagy más módon nem érhető el. Mindkét szolgáltatás ésszerű költségek mellett áll rendelkezésre: a TimeDriver ingyenes, 90 napos próbaverzióval rendelkezik, és évente 30 dollár; A HourTown három különböző tervet kínál, köztük egy ingyen, amely két havi foglalást tesz lehetővé.

Közös találkozóidő beállítása vagy váltási ütemezése

A SetMeetingen viszonylag könnyű egy találkozót szervezni a különböző cégek résztvevőinek részvételével.

Mit szólna egy olyan helyzethez, ahol közös találkozási időt kíván szervezni a különböző cégekből érkezők számára? A találkozó szervezője egy e-mailes értesítést küldhet egy sor nyitva tartási idővel, és kérje meg minden résztvevőtől, hogy ellenőrizze, hogy ezek közül az idők közül melyik dolgozik rájuk. De ha valaha is próbáltad megszervezni ezt a találkozót, tudod, milyen gyorsan lehet eltemetni az összes e-mail válasz esetén.

A FreeMeeting.com (a Meeting Agent-től) és a Doodle ingyenes szolgáltatásai e tekintetben hasznosak. A SetMeeting.com legnagyobb gyengesége az, hogy ha elindítja a folyamatot, akkor nem teszi lehetővé az ülés helyének megváltoztatását anélkül, hogy lemondana és a semmiből indulna. A Doodle, amely kevésbé kifinomult és kevés funkcióval rendelkezik, valójában inkább egy lekérdező eszköz, amely segít a közös idő megtalálásában; de akkor is vonzónak érzed magad, ha ez minden, amit szeretnél csinálni.

A Schedulefly még egy Facebook alkalmazással is rendelkezik, így integrálhatja a műszakos naptárát.

Egy másik helyzetben például nagyszámú váltott munkavállaló vagy önkéntesek, akik rendelkezésére állnak a rendelkezésre álló idők. Bár ez nem igazán egy találkozó-ütemezési probléma, időigényes feladat lehet, ha manuálisan próbálkozik vele, vagy megpróbál megoldást találni sok vissza-és-vissza e-mailen keresztül. A fizetett szolgáltatások Schedulefly és Shiftboard erre a célra készültek. Az előbbet éttermi munkatársakra fejlesztették ki, míg utóbbit eredetileg az egészségügyi piacra építették. Mindkettő azóta kiterjeszti a hangsúlyt, és bármely webböngészőben futtatható. A Schedulefly havonta 20 dollárral indul, legfeljebb 19 felhasználó számára; A Shiftboard havi 50 dollárt indít öt egyedi bejelentkezéshez. A díjak nagyobb csoportokhoz mennek. A Schedulefly-nak van egy Facebook plug-in is, így koordinálhatja és bejelentheti az átállás idejét.

Küldje el az utazási figyelmeztetéseket a távoli munkatársakhoz

A Tripit főlapja mutatja be a közelgő kirándulásaidat és ki fogja utazni a városod közelében.

A Tripit.com által kínált meglehetősen szokatlan szolgáltatás. A weboldal mögött álló ötlet az Ön utazási feltételeinek közzététele és a közösségi hálózati funkciók használata annak érdekében, hogy elmondja a munkatársainak és a barátainak, amikor az utazások eljutanak a környékükhöz, vagy hogy megtudják, mikor lesznek az erdő nyakán. Természetesen a beállítás azt jelenti, hogy több meghívót küldünk egy másik közösségi hálózatba, és minél több embert (vagy legalábbis szemtől-szemben) szeretnénk elérni a Tripit körhöz. De miután barátkozó hálózatod van, viszonylag könnyű értesíteni őket az utazásról: egyszerűen továbbítja az e-mail-visszaigazolást légitársasága vagy szállodai foglalásának egy speciális címre ([email protected]), és a webhely automatikusan elemzi az információ a visszaigazolásban, kitalálni, ki utazik, és tegye be utazási útvonalát a hálózatába. A szolgáltatás ingyenes is, és integrálható a LinkedIn hálózathoz, így nem kell összeállítania az értesítési hálózatot a semmiből.

Ahogy láthatja, mindenféle webalapú szolgáltatás segíthet az ütemezésnek és a összehangolja az egyéni találkozókat hatékonyabban. Most, ha valaki csak olyan szolgáltatásokat fejleszt ki, amelyek mindenkinek értesülhetnek arról, hogy 10 perccel későn utazik a találkozókhoz!