A HyLighter segíti a csoportok együttműködését a dokumentumokon

Együttműködés más csapattagokkal a dokumentumok létrehozása és módosítása közös üzleti igény. De mi a legjobb módja ennek a feladatnak a kezelésére? A HyLighter nevű új online dokumentum-együttműködési szolgáltatás lehetővé teszi a színkódolás használatát a jegyzetek kijelöléséhez, amelyeket a szolgáltatás az eredeti dokumentumtól függetlenül követ.

A dokumentumokon együttműködő személyek igényeinek kielégítésére tervezett termékek egy ideje működnek. Egy ismerős példa a Microsoft Word Track Changes képesség; Több évvel ezelőtt bevezetett funkció lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy feljegyezzenek egy Word-dokumentumot megjegyzésekkel és javasolt változásokkal, amelyeket más munkatársak elfogadhatnak vagy elutasíthatnak.

Sok jól ismert webszolgáltatás rugalmasan biztosít dokumentum-együttműködési lehetőségeket, beleértve a megosztott dokumentumokhoz való hozzáférést is. A Microsoft Office Live és a WebEx WebOffice például lehetővé teszi a dokumentumok privát online webhelyre történő feltöltését a megosztáshoz, a megtekintéshez és a módosításhoz. A Basecamp egy online Writeboard-ot biztosít a dokumentum-együttműködésekhez, valamint egyszerű projektmenedzsment szolgáltatásokat is.

A béta tesztelés alatt álló HyLighter kizárólag a dokumentum-együttműködésekre specializálódott. Az előnyöket az általánosabb online megosztási szolgáltatásokban nem elérhetővé teszi - leginkább egy olyan intuitív színkódolási sémát, amely kiemeli az üzleti csapat számára aggodalomra okot adó területeket.

A HyLighter külön-külön megjegyzéseket és változtatásokat javasol, így nem fedheti le az eredeti dokumentumot. Valójában maga a dokumentumot nem módosíthatja a HyLighter rendszerben, ami alkalmatlanná teheti egyes felhasználók számára. De olyan helyzetekben, amikor az együttműködői aggodalmak nyomon követése fontos, nagyon hasznos lehet.

A HyLighter hibásan hozta létre a kisbetűs c betűt ebben az importált PDF-dokumentumban.

A HyLighter egy folyamatban lévő munka, ezért nem ajánlanám kizárólag akkor, ha fontos dokumentumokkal dolgozik; készen áll arra, hogy valami mást használjon, ha vele együtt tudatossá válik. A szolgáltatás például azt állítja, hogy támogatja a dokumentumokat a Word, a PDF és a HTML formátumokban, de néhány olyan PDF-fájl, amelyet feltöltöttem a szolgáltatásra, nem teljesen hűséges. (A HyLighter elismeri, hogy néhány többszínű, beágyazott grafikával rendelkező PDF-fájl, például a bal oldali képen látható kép nem megfelelően jelenik meg.)

Másfelől a Word-dokumentumok hibátlanul megjelennek. A HyLighter azt mondja, hogy végül a grafika, a hang és a videofájlok feliratozásának támogatását tervezi.

HyLighter Művek

A HyLighter kétféle felhasználót ismer fel: a dokumentum eredetezője és a meghívott - az a személy, akit a kezdeményező kéri az együttműködésben való részvételt. A HyLighter webhelyén bemutatott rövid animációs oktatóanyag részletesebben leírja a felhasználói szerepköröket.

A kezdeményező elindítja a folyamatot, feliratkozva a szolgáltatásra és a dokumentum feltöltésére. Egy kis problémába ütköztem, amikor először próbáltam feliratkozni: nem kaptam visszaigazolást e-mailben. De a következő nap második kísérletén sikerült.

Miután bejelentkezett, megjelenik egy tartalék felület. A tetején találhatóak a menüpontok, amelyek lehetővé teszik az eredetileg elérni kívánt dokumentumok elérését és a meghívott dokumentumokat. A jobb oldali ablaktáblában találhatók linkek a profil módosításához és a HyLighterben használni kívánt dokumentumok importálásához.

A dokumentumok importálása egyszerű. Megadja a dokumentum címét, keresse meg a fájlt a számítógépén, hozzárendel egy szerzői jogi státuszt (biztonságos, függőben lévő vagy nem alkalmazandó) a legördülő menüből, írjon be egy leírást, ha akarja, és sorolja fel az e-mail címeket az embereket, akikkel együttműködni szeretne.

Minden meghívott megkapja az e-mail üzenetet, amelyhez beírást kér a dokumentumon. Mielőtt dolgozna egy dokumentumon, a meghívottnak HyLighter fiókot kell létrehoznia

Megjegyzések, nem változtat

Miután feltöltötte a dokumentumot a számítógépéről az online szolgáltatásra (amely néhány másodpercet vesz igénybe) megjegyzéssel.

A HyLighter színes sávjai a színes tollakhoz alkalmazott, valódi világhírnevekhez hasonlítanak: nem titkolják a szöveget. A sárga sávok kiemelik azokat a részeket, ahol észrevételt tettek, a kékek másoktól érkeztek megjegyzéseket, a zöld pedig a közös érdeklődésre számot tartó területeket jelez. Sötétebb kék vagy zöld árnyalatok jelennek meg, amikor a munkatársak különösen erős érdeklődést mutatnak egy szegmensben - például, ha több résztvevő hagyja meg ugyanazt a szöveget.

A megjegyzések a dokumentum jobb oldalán lévő táblázatban jelennek meg. Minden megjegyzés a szerző neve alatt jelenik meg, és egy kis doboz alakú ikonra kattintva, a szerző nevének jobb oldalán a megfelelő kiemelés piros színűvé válik. Más kis ikonok lehetővé teszik a bejegyzések cseréjéhez, hozzáadásához vagy eltávolításához.

A megjegyzések hozzáadásakor vagy cseréjében egy egyszerű szövegszerkesztő ablak jelenik meg, amely közös formázási lehetőségeket kínál, például félkövér és dőlt betűkkel. Külső szerverhez - például YouTube-hoz készített - videókat is elhelyezhet a webhelyekhez vagy adatokhoz, de a külső adatokat nem töltheti fel a HyLighterbe.

A megjegyzések oszlopa fölött található gombok további dokumentumszintűek rendelkezésre álló funkciók. Az egyik lehetővé teszi egy G-jegyzet létrehozását - egy általános megjegyzést, amely nem kapcsolódik a dokumentum egy adott területéhez. A Összehasonlítás gombra kattintva kijelölheti a megjegyzéseit - a saját, mondjuk, vagy csak a kollégák.

Miután az együttműködés befejeződött, megnyithat egy Export gombot a dokumentum és a megjegyzések HTML fájlba történő exportálásához, látszólag korlátozva a szolgáltatás hasznosságát. (A HyLighter azt tervezi, hogy a jövőben támogatja az RTF, PDF és valószínűleg Word formátumok exportálását.)

Időközben a HyLighter súgófájlja egy olyan megoldást javasol, amely az Egyszerű nézetet használja: Kattints rá egy keskenyebb ablak létrehozásához amelyben a kijelölt dokumentum a felső ablaktáblában és az alsó ablaktáblában található megjegyzésekkel jelenik meg. Hacsak nem rendelkezik egy nagyon kicsi kijelzővel, elegendő hely van ahhoz, hogy megnyissa a dokumentumkészítő alkalmazást (például Word) egy második keskeny ablakban az Easy View ablak mellett; akkor kézzel is elvégezheti a módosításokat. Nyilvánvaló, hogy ez nem hatékony módja a munkának.

HyLighter Worth It?

Szeretem, ahogy a HyLighter elválasztja a megjegyzéseket a dokumentumtól. A legtöbb web-alapú együttműködési eszköz maga módosítja a dokumentumot, és ennek eredményeként, ha sok felhasználó vesz részt, az eredeti szöveg szándéka és hangja eltévedhet.

Ha csak egy vagy két ember vizsgálja a dokumentumot, a megjegyzések megfulladásának veszélye nagyon kicsi lehet. Eközben az észrevételek és az eredeti dokumentumok módosításának többletmunkája jelentős hátrányként jelentkezhet.

A HyLighter szabadon használható a béta periódus alatt, és a szolgáltatás valós ígéretet mutat. Ha dokumentumokon szeretne együttműködni, azt javasoljuk, hogy kipróbálja, hogy megfelel-e a stílusnak.

Miután megjelenik a HyLighter végleges verziója, elérhető lesz olyan alkalmazásként, amelyet a felhasználók telepíthetnek a kiszolgálón valamint a házigazdája. Az árképzést még nem határozták meg.

Richard Morochove informatikai tanácsadó és író. Küldje el kérdéseit a technológia használatáról a kis- és közepes méretű vállalkozásokban e-mailben. PC World szerkesztheti a lekérdezést, és nem tudja garantálni, hogy minden kérdés megválaszolásra kerül.