Hogyan lehet lezárni az adatokat az alkalmazásaiban?

A mindennapi irodai alkalmazásai az Ön által létrehozott dokumentumokban rejtett információkat tárolnak és dolgoznak, mint amennyire Ön tisztában van.

Rejtett adatok a dokumentumokban

A Microsoft Hide Rejtett adatok eszköze a nevéhez fűződik a régebbi Office-dokumentumokkal.

Miért kell gondoskodnod: A zavarba ejtő megjegyzések vagy a védett információ elérheti a nem szándékolt közönséget.

Forgatókönyv: Ön olyan könyvelő, akinek igazgatótanácsa arra kérte Önt, hogy készítsen összefoglalót a kiadásokról és bevételekről - feladat amelyhez több emberrel való együttműködésre van szükség. A Microsoft Word-ben írt jelentésének tervezetét több napra váltja, mivel különböző résztvevők beiktatnak jegyzeteket, kérdéseket és talán még néhány impolitikus fogást is.

[További információ: Hogyan távolítsunk el rosszindulatú programokat Windows számítógépről]

Mielőtt elküldené a táblára, tisztítja a dokumentumot, de a megjegyzés: "Tényleg elvárják, hogy az emberek megvásárolják ezt a szart?" (a hozzáfűzött személy neve és a létrehozás ideje és dátuma) nem tűnt el - egyszerűen elrejtőzik.

A táblázatok, a Word-dokumentumok és a PowerPoint-bemutatók metaadatai közül a rejtett (de könnyen felfedezhető) formában minden olyan személy neve és kezdőbetűje, aki valaha írta vagy szerkesztette a dokumentumot; sablonadatok; dokumentum-felülvizsgálatok; megjegyzések szerkesztése; a számítógép neve, a cég neve, amely a Microsoft Office példányának licencadataiban szerepel, valamint annak a merevlemeznek vagy kiszolgálónak a neve, ahol a dokumentumot elmentette.

Beágyazott adatok, mint a fájlkiszolgáló nevek vagy felhasználónevek - amelyek gyakran újrahasznosulnak bejelentkezési jogosultságként - az adatlopás megkönnyítése a vállalati kém számára. Ha nem publikálná a vállalat belső hálózatának részleteit az egész világ számára, akkor miért adja át a webes dokumentumokba ágyazott információk darabjait? Néhány ilyen információ könnyen elérhető, míg más részek kibontása a dokumentumból bináris szintű fájlszerkesztők használatával járhat.

Fix: Office XP és 2003 esetén letöltheti a Microsoft eltávolító rejtett adatainak eszközeit. Az Office 2007 dokumentumok esetében a Dokumentumellenőrzés parancs segítségével megtekintheti és (esetleg) törölheti a nem kívánt metaadat-maradványokat a Word, az Excel és a PowerPoint fájlokból.

Sikertelen redakció

Miért kell gondoskodnia? a nyilvánosság eljutása a gondatlanság miatt rosszul tükrözi Önt.

Forgatókönyv: Az akadémikusok, az orvostudományi kutatók és a bíróságok néha közzé kell tenniük nyilvános kutatási jegyzeteiket, adataikat vagy jelentéseiket. Ha ezek a dokumentumok érzékeny személyes adatokat tartalmaznak - neveket, társadalombiztosítási számokat, utcaneveket és telefonszámokat - akkor gyakran könnyebb szerkeszteni vagy felborítani a dokumentum egyes részeit, mint az eredeti fájlt.

a fekete nyomtatott sávok, amelyek lefedik az emberek nevét, helyét és dátumát a nyomtatott dokumentumokban, megfelelőek a papírjelentésekhez, de a digitális dokumentumok egy másik kérdés. Volt olyan nagy horderejű eset, amikor a harmadik felek könnyedén feltárták az állítólagosan szerkesztett információkat, mert a dokumentummal dolgozó személy nem tudta, hogy az Adobe Acrobat teljes verziójával felszerelt személy eltávolíthatja egy fekete sávot, amely egy PDF fájlban szöveggel festett. Ha nyilvánosságra kell hoznia az információkat nyilvánosan, anélkül, hogy érzékeny adatokat közölne, ügyelnie kell arra, hogy az elvégzett redukciók visszafordíthatatlanok.

Javítás: A NASA rendelkezik a legtisztább online utasításokkal, amelyek leírják a folyamatot. A Word-dokumentumoknál egyszerűen mentheti a szerkeszteni kívánt fájl új példányát: Tegye meg arról, hogy a Revíziós mód kikapcsolt, majd írja be a szöveget a szerkeszteni kívánt szöveg fölé. A PDF-fájlok tartalmának szerkesztéséhez használnia kell egy harmadik féltől származó plug-inet (például az Appligant 249 dolláros Redax segédprogramját), vagy fedeznie kell a PDF-fájl fekete sávjaival ellátott szöveget, konvertálni a PDF-t TIFF-képévé, majd konvertálni a TIFF PDF formátumban. Az egyetlen hátránya az, hogy az olvasók elveszítik a szöveg keresését egy olyan PDF formátumban, amelyet ilyen módon átalakítottunk.