Mik az ms outlook keresési mappák és hogyan lehet egyéni mappákat létrehozni

Korábban azt fejlesztettük ki, hogy az MS Outlook felhasználó hogyan hozhat létre szabályokat a bejövő e-mailek ellenőrzésére, és szűrheti vagy irányíthatja azokat meghatározott mappákba (a testreszabott szabályok alapján). Előfordulhat azonban, hogy vannak bizonyos speciális követelményei, amelyekre a mappaszabályok nem vonatkoznak. Vagy esetleg nem akarja áthelyezni egy csoportot (vagy üzenettípust) egy teljesen más mappába, de továbbra is külön nézetet szeretne számukra.

Az MS Outlook intelligens módon lefedi ezeket a követelményeket a Search Folders néven ismert szolgáltatás keretében. Az ilyen mappák virtuális mappák, és valójában nem tartalmazzák vagy tárolják az e-maileket. Csak létrehoznak egy nézetet a meghatározott szabályoknak megfelelően, és megjelenítik az adott szabálynak megfelelő üzeneteket.

Alapértelmezés szerint a Keresési mappa mindig olyan nézeteket tartalmaz, mint a kategorizált levelek, a nagy levelek és az olvasatlan levelek. Érdemes lehet létrehozni néhányat, például a Követéshez, a Mellékletekhez stb. Lássuk, hogyan kell ezt csinálni.

Lépések a nézet létrehozásához a Keresési mappa alatt

Választhat egy nézetet a szabványszabályok listájából, vagy akár testreszabhatja a végpontok közötti szabályokat vagy a felhasználói alapú szabványokat.

1. lépés: Kattintson jobb gombbal az összes e-mail mezőre a Keresési mappa elemre, majd kattintson az Új keresési mappa elemre.

2. lépés: Válassza ki a létrehozni kívánt keresési mappa típusát. Az első három szakaszban felsorolt ​​mappatípusok belső szabványszabályokkal rendelkeznek (a nevük nagyjából meghatározza őket).

Ebben az útmutatóban kibővítjük az egyedi mappa létrehozását (az utolsó opció). Tehát válassza ki azt, és kattintson a Választ elemre a szabályok meghatározásához és a kritériumok megtekintéséhez.

3. lépés: Adjon egy releváns nevet a nézetnek. Megváltoztathatja azt a mappát, amelyet ellenőrizni fog, hogy a nézet alatt megjelenjen-e e-mailek. Ezután kattintson a Kritériumok gombra a választott szabályok meghatározásához.

4. lépés: Az Üzenetek lapon megadhat néhány kulcsszót, amelyeket a rendszer keresne az e-mailekben és a választott mezőben. Amint az a képen (lent) látható, meghatározhatja a Feladó és az Küldött mezőket is, meghatározhat ütemterveket és így tovább.

5. lépés: Most navigálhat a Több választás elemre, és több szabályt is felvehet, például kategóriát, olvasott / olvasatlan e-maileket, mellékletekkel / anélkül, fontosságot, méretet és így tovább.

6. lépés: Szüksége van további választásokra? Keresse meg az Advanced (Speciális) pontot, és kattintson a Field elemre. Válasszon egy kritériumot, határozza meg a feltételt és az értéket.

Végül kattintson a Hozzáadás a listához elemre, hogy megjelenjen a bejegyzés. Több ilyen bejegyzést felvehet.

7. lépés: Kattintson az OK gombra, és mentse el a beállításait. Próbáljon meg küldeni egy teszt e-mailt, és ellenőrizze, hogy működik-e. Ha nem, akkor el kellett zavarodnia a szabályokat. Tehát esetleg újra kell néznie őket.

Megjegyzés: Ne felejtse el, ha törli az e-maileket a Keresési mappákból, akkor azokat az eredeti helyükről is eltávolítják. De ha eltávolít egy keresési mappát, a velük társított e-mailek továbbra sem változnak az eredeti helyükön.

Következtetés

Ön szerint mennyire hasznos a keresési mappák? A többi, már meglévő szabályokkal együtt fogja használni őket?

Nagyon sokat készítettem magamnak. Tényleg segítenek nekem egy lépéssel tovább megszervezni a dolgokat, és gyorsan tudomásul veszik a különféle e-maileket, amelyekben részt kell vennem.