A Google Dokumentumok megosztott mappákat kap

Google Dokumentumok kapott egy átdolgozást ezen a héten, amely megkönnyíti a felhasználók számára az elemek megosztását, dokumentumok feltöltését és a megszervezést. Az új csípések szintén kisebb módosításokat hajtottak végre a Google Dokumentumok kezdőlapján, egységes és egyszerűbb megjelenéssel.

Megosztott mappák

A Google Dokumentumok egyik legjobb tulajdonsága az, hogy képes megosztani és együttműködni a többi felhasználóval. A múltban, ha több dokumentumot kellett megosztania egy munkacsoporttal, a Google Dokumentumok megkövetelte, hogy több dokumentumot küldjenek el minden egyes dokumentumhoz.

Az új megosztott mappák funkció megoldja ezt a problémát, lehetővé téve a megosztást engedélyek egy mappához. Csak húzza át a fájlokat, amelyeket meg kell osztani egy mappába, majd kattintson a "megosztani ezt a mappát", és meghívja a munkacsoport tagjait. A munkacsoportban lévő személyek e-mailben értesülnek arról, hogy megosztotta ezt a mappát. Miután bejelentkezett a Google Dokumentumokba, a munkacsoport tagjai láthatják a mappába felvett fájlokat, és fájlokat helyeznek el a mappájába, hogy ugyanazt a csoportot megoszthassák.

Az új funkció hasznos, de van egy kis csevegés, amit szem előtt kell tartanunk. Bár a dokumentum egy megosztott mappában van, az adott dokumentum hozzáférési jogosultságai csatolva vannak a mappához - nem pedig a fájlhoz. Tehát, ha a saját mappájába húzza ki a dokumentumot (vagyis létrehozta), a munkacsoport többé nem lesz képes elérni a dokumentumot.

A munkafolyamat kezelése

A népszerű kereslet szerint a "Elemek Nem a mappákban "szűrőt, amely lehetővé teszi, hogy megtekinthesse az olyan dokumentumokat, amelyek nem vannak mappákba rendezve. A Google hozta vissza a funkciót, mert néhány ember ezt munkafolyamat-eszközként használta.

A szűrő előnye, hogy a dokumentumot nyomon követési eszközként használja a tervezési szakaszban. Ezután egy dokumentumot áthelyezhet egy mappába, mihelyt készen áll a főműsoridőre.

Van egy részlet, amelyet figyelembe kell vennie a funkció használatakor: Tegyük fel, hogy John megosztja a jelentést közvetlenül Maryvel, de Johnnek nincs jelentés egy mappában. Ha Mary az egyik mappájába helyezi, John látni fogja, hogy a jelentés tartalmaz egy mappacímkét, de akkor is megjelenik, amikor John a dokumentumokat "Nem mappákban" elemekkel szűrte. Így Mária tettei nem szakítják meg John munkafolyamatát. A "Nem mappában lévő elemek" szűrő a bal oldali navigációs ablaktáblán található "További keresések" menüben érhető el.

A Google Dokumentumok egyszerre több fájl feltöltését is lehetővé teszi. Csak válassza ki az összes kívánt fájlt a "shift" vagy a "ctrl" ("parancs" a Macen) billentyűkön, majd indítsa el a feltöltést.

A Google Dokumentumok új elrendezése.

A Google Dokumentumok régi elrendezése.

Azt is észre fogod venni, hogy a Google Dokumentumoknak kissé eltérő megjelenése van. Az új elrendezés egy kicsit boxier, és a vizuális ikonok (például a csillagozás, a megosztás, a feltöltés és a törlés) eltávolításra kerültek csak szöveges megjelenés mellett.

Alternatívák megosztása

Ha a Google Dokumentumok nem az Ön számára A Microsoftnak két dokumentum-megosztási lehetősége is van. A múlt évben indított Live Mesh lehetővé teszi, hogy hozzon létre egy eszközhálózatot és szinkronizálja egymás között a mappákat. Az élő mágus a saját asztali számítógépedet, az úgynevezett élő munkaállomást is biztosítja, ahol megosztani tudja a mappákat a hálózaton vagy a hálón kívüli emberekkel. A Live Mesh használatához le kell töltenie egy kis programot, de az embereket, akikkel megosztja az elemeket, csak akkor köteles jelentkezni a Live Desktopra. A Live Mesh PC és Mac rendszereken is működik.

A Microsoft másik alternatívája a Skydrive nevű online tárhely. A Skydrive megosztási jogosultságai azonban túlságosan bonyolultak, ezért javasoljuk, hogy a Live Desktop és az Live Mesh használatával, ha Windows Live felhasználók vagyunk.