Az e-mailek archiválásának teljes útmutatója a 2010-es kilátásokban

Legtöbben, akik olyan népszerű internetes e-mail szolgáltatásokat használnak, mint a Gmail és az Outlook.com, valószínűleg soha nem aggódnak az archiválás miatt, tekintve, hogy GB-os felhőalapú tárolónk áll rendelkezésünkre. Ha azonban egy szervezetnél dolgozik, vagy van oktatási e-mail fiókja, ahol csak korlátozott kiszolgálóterület van az e-mailek tárolására, ezeket időről időre archiválni kell.

Tehát ma mindent elmondunk neked, amit tudnia kell az e-mailek archiválásáról az Outlook 2010 e-mail kliensén, amely a többi verzióra is könnyen telepíthető.

Tehát kezdjük el az e-mail archívum létrehozásával az Outlook 2010-en.

Archív fájl létrehozása

Az első dolog, amit meg kell tennie, hozzon létre egy új archívumfájlt, amely az összes e-mailt helyben tárolja a számítógépén. A létrehozáshoz kattintson az Outlook 2010 Fájl menüjére, és válassza a Tisztító eszközök lehetőséget. Ne aggódjon, nem fogjuk törölni az Ön e-mailjeit.

A Tisztító eszközökben az Archívum nevű opciót láthatja . Kattintson rá az archívum létrehozása ablak megnyitásához. Az ablakban válassza ki az archiválni kívánt mappákat. Kiválaszthatja a teljes beérkező levelek mappáját is, ha szeretné. Ha a régi e-maileket közvetlenül az archívum létrehozásakor be szeretné illeszteni, válassza ki a megfelelő dátumtartományt.

Végül adja meg a fájlok archiválásának helyét, majd kattintson az OK gombra. A megosztott meghajtót akkor is kiválaszthatja, ha a számítógépen le van térképezve. Az Outlook létrehoz egy PST fájlt, hogy az összes e-mailt archívumként mentse el a rendszerén.

Miután létrehozta az archívumot, a bal oldali ablaktáblában a postaláda mappák alatt egy Archívum szakasz jelenik meg. A kezdeti archiválás időt vehet igénybe az archívumba bevitt e-mailek számától függően.

Az archivált e-mailek szerkezete megegyezik az online postafiók szerkezetével, az összes mappával és almappával. Ha az archiváláshoz csak meghatározott mappákat választott ki, akkor az automatikusan tartalmazza az összes almappát.

E-mailek áthelyezése az archívumba

Az e-maileket áthelyezheti az archívumba úgy, hogy egyszerűen eldobja a bal oldali sáv archívumrészébe. Az áthelyezhető e-mailek tömeges kiválasztásához válassza ki az áthelyezni kívánt e-maileket, és kattintson a jobb egérgombbal a helyi menü megnyitásához. Itt válassza ki az Archive mappákat a mappa szakasz alatt, és kattintson az OK gombra az e-mailek áthelyezéséhez.

Az e-mailekhez automatikus archiválási beállításokat is létrehozhat. Ha automatikus archiválást akar létrehozni csak egy adott mappához a postafiókjában, kattintson a jobb gombbal a mappára, és válassza a Tulajdonságok lehetőséget.

Itt keresse meg az AutoArchive alkalmazást, és válassza ki a legmegfelelőbb beállításokat. Az automatikus archiválási szabálynak az egész postaládájába történő bevezetéséhez nyissa meg a menüből az Outlook beállítást, és válassza a Speciális beállítások lehetőséget.

Kattintson az AutoArchive beállítások elemre, és hozzon létre szabályokat az e-mailek automatikus archiválására a postafiókjában.

Archív fájl áthelyezése

Időnként át kell váltania az egyik számítógépről a másikra (frissíteni kell egy régit), különben elfogyhat a hely a szervezet megosztott meghajtóján. Ilyen körülmények között el kell helyeznie az archívumfájlokat, és újra össze kell kapcsolnia az Outlook-tal. Tehát lássuk, hogyan lehet ezt megtenni.

Kapcsolja szét a linket és helyezze át az archívum fájlt

Az archív fájl áthelyezése előtt el kell távolítania a linket az Outlookból. Ehhez nyissa meg a Fájl menüt, és válassza a Fiókbeállítások lehetőséget.

A Fiókbeállítások között keresse meg az Adat fájlok részt, és látni fogja az archív fájlt, amelyet az aktuális rendszeren tartott fenn.

Csak annyit kell tennie, hogy kiválasztja az archívum fájlt és kattintson az Eltávolítás gombra. Ne aggódjon, nem fogja törölni az archívum fájlt, hanem csak annak linkjét törli az Outlookon belül.

Most helyezze át a fájlt az új helyre a rendelkezésére álló tárolómeghajtók bármelyikével.

Az archívum fájl összekapcsolása

Az archívumfájl és az Outlook összekapcsolásához nyissa meg ismét az Adatfájl részt az Outlook fiókbeállításaiból, majd kattintson a Hozzáadás gombra. Most importálja az archivált PST fájlt, amelyet biztonsági mentéssel készített, és nyissa meg az e-maileket az archívum szakaszból.

Az archívum fájl tömörítése

Ha az archívumfájlt a helyi merevlemezre menti, akkor valószínűleg nem kell aggódnia az archívumfájl mérete miatt, hanem ha ez egy megosztott meghajtó egy szervezetben vagy egy felhőalapú fiók, amelyben korlátozott tárhely van, az archív fájl tömörítése a tárolás megtakarítása érdekében körültekintő lépés.

Az archívum méretének tömörítéséhez kattintson a jobb gombbal a jobb oldali panelen található Archívum szakaszra, és válassza az Adatfájl tulajdonságai lehetőséget. Kattintson az Advanced gombra az Outlook adatfájl megnyitásához. Most csak annyit kell tennie, hogy kattintson a Kompakt gombra az archívum fájl méretének csökkentéséhez.

Következtetés

Tehát nagyjából mindent meg kell tudni az e-mailek archiválásáról az Outlook 2010 programban, és biztos vagyok benne, hogy ezeket a lépéseket az Outlook 2013-ban is használhatja. Ha további kétségei vannak az e-mailek archiválásával kapcsolatban, írjon be egy megjegyzést, és szívesen segítünk.