E-mail stratégiák: Mellékletek, Tárgysorok

Emberek: 2009-ben. Az e-mail nem új jelenség. Mint bolygónk, már pár évtizede dolgozunk rajta. Még az etikett útmutatók is vannak a témában (pl. "E-mail etikett: tippek otthoni és munkahelyi" és "e-mail etikett"). És mégis vannak más, nagyon intelligens emberek, akik még mindig nem elsajátították az alapokat. Mint egy hatékony témasor írása.

Például nemrég kaptam egy e-mailt ezzel a témával: "Joe-tól." (A nevek megváltoztak, hogy megvédjék, er, téves.)

Um, Joe? Tudom, hogy te tőled. Pontosan ott van a From mezőben. Nem tudom, hogy mi az e-mailje, vagy miért kell elolvasnom.

[További olvasmány: Az új PC-nek szüksége van ezekre a 15 szabad, kiváló programra]

Egy másik üzenet érkezett a témával, SZÓVÁLTÁS." Ismét nincs semmi fényes. Segítségre van szüksége egy problémának megoldásában, vagy írsz, hogy bosszantson? Már rengeteg az utóbbi, köszönöm.

Szerintem a legrosszabb elkövetők olyan emberek, akiket egyáltalán nem törődnek. Olyan, mintha kopogtatnék az ajtón, és átnéznék a kukucskán, és nem látnék senki másikat. Gondolom, nem kell megnyitnom!

Most az én feladatom, hogy olvassa el a levelét, és boldogan csinálom. (Sajnálom, nem tudok mindent megválaszolni, de itt mindenképpen igyekszem válaszolni a kérdésekre.) De ha reméljük, hogy minden elküldött e-mailen a lehető leghatékonyabban válaszolunk, fontos, hogy gondoskodjunk róla a tárgysor.

Más szavakkal, rövid, de tájékoztató jellegű. Ha például a Hassle-Free PC-re írsz, írd le gyorsan a problémádat. Nagyszerű példa: "A számítógép nem ismeri fel a DVD / CD-ROM meghajtókat."

Ne feledje, hogy az e-mail tárgya az első dolog, amit a címzett lát. Egy kis összegzést kell találnia arról, hogy mi van az e-mailben.

Három módja annak, hogy elkerüljék az elfelejtett csatolmányokat

Mivel tökéletes vagyok minden módon, soha nem felejtettem el egy fájlt csatolni egy e-mail. De én már a fogadó végén vagyok, és semmi sem verte a felsõbbség érzését, amely a válasz megalkotásából származik: "Elfelejtetted a csatolást, doofus!"

Az e-mailek ilyen jellegû megakadályozásának elkerülése érdekében vegye fontolóra egy plug- hogy figyelmezteti az elfelejtett mellékleteket (a digitális egyenértékű megjelenítés valakinek az ajtajába, bármilyen nadrág nélkül).

Ezek az eszközök szkennelik a kimenő üzeneteket olyan kulcsszavakhoz, mint a "fájl", a "csatolt" és a "csatolás". Ha észlelnek egy ilyen szót, de nincs semmi csatolva, akkor figyelmeztetést kap - így lehetővé teszi, hogy csatolja a tervezett fájlt, és elkerülje a jövőbeni zavart.

Az Outlook 2007 felhasználók megragadhatják a hiányzó csatolót PowerToy-t vagy a sokkal erőteljesebb Elfelejtett csatolmányérzékelő (amely támogatja az egyéni kulcsszavakat, és akár figyelmeztetni tudja az üres témaköröket)

Ha az Outlook korábbi verzióját használja, próbálja meg a Attached4Sure-t - támogatja az összes 2002-es verziót.

Legjobb minden hír? Minden egyes plug-in, amit fent említettem, ingyenes.

Rick Broida írja a PC World zavaros PC-s blogját. Jelentkezzen be, hogy Rick hírlevele e-mailben neked minden héten