A fájlkabinet eldobása és a fontos dokumentumok szkennelése

Sue Bulot tanácsot kér minden fontos iratának digitalizálása.

Nem tudod megszabadulni minden fontos iratától, de aprítóval és szkennerrel csökkentheti őket egy marékra. Természetesen meg kell tudnod, hogy mit kell megtartani, mit kell vizsgálnod, mit kell szétszedni, és mi lehet biztonságosan eldobni az újrahasznosítást.

Meg kell őriznie eredeti születési és halotti bizonyítványait, útlevelét és más állampolgárságot dokumentumokat és az Ön aktuális akaratát. Az úgynevezett Legjobb bizonyíték szabály miatt a szerződéseket eredeti formájában is meg kell őrizni. A bíróság általában elfogadja a szerződés egy példányát, de ha két szerződés ellentétes változata van, akkor az nem kopogtató nagyobb súlyt.

[További információ: Hogyan távolítsunk el rosszindulatú programokat a Windows számítógépéről]

Mi a helyzet az adóbevallásokkal? Két különböző könyvelő azt mondta nekem, hogy egy beolvasott dokumentum nem lenne probléma az IRS-vel. De amikor felhívtam az IRS-t, egy ügyfélszolgálati képviselő azt ajánlotta, hogy "az eredeti formanyomtatványokat három évig tartsam."

Lehet, hogy továbbra is meg szeretné szkennelni őket biztonsági mentéshez és a könnyebb hivatkozáshoz, különösen akkor, ha Ön és az Ön iratai hosszú időn át fizikailag elkülönítve.

Miután elkészült velük, meg kell szüntetnie bankszámlakivonatait és hitelkártya számláit. Ha ezek rossz kezekbe kerülnek, az identitás ellopható. Abban a valószínűtlen esetben, hogy szükséged van egy régi nyilatkozatra, a bank vagy a hitelkártya-társaságnak van nyilvántartása.

A bármi mást, amit meg akarsz tartani, beolvashatható, és azután eldobhatja az eredeti példányt. Ha az eredeti aláírását, bankszámláját, hitelkártyáját vagy társadalombiztosítási számát tartalmazza, szétdarabolja, mielőtt a hulladékot újrahasznosító tálcába tölti.

A dokumentumokat a.pdf fájlokba kell beolvasni, mert a formátum általánosan elfogadott és tervezték papírlapokat emulálni. Ha a szkenner nem jött a PDF-készítő szoftverrel, használhatja a szkenner "másolás" szoftverét (amely közvetlenül a nyomtatóra keres) a nyomtatás-to-pdf programmal együtt. A későbbiekben ajánlom az ingyenes CutePDF Writer-et. Szintén telepítenie kell a GPL Ghostscript programot (szintén ingyenes). A CutePDF megjelenik a Windows-hoz, mint nyomtató, és egyszerűen megmondhatja a példányprogramot, hogy használja a CutePDF nyomtatót.

Írja meg észrevételeit a következő cikkhez. Ha más technikai kérdései vannak, írjon nekem a [email protected] címre, vagy küldje el azokat a hasznos emberek egy közösségébe a PCW Answer Line fórumon.