Jobb módja a dokumentumok megosztásának

Egy üzleti partner vagy kollégával való együttműködés egyik legegyszerűbb módja, hogy e-mailben küldjön nekik egy dokumentumot, de ez is az egyik legnehezebb szokás. És bár az e-mail annyira átható és szinte azonnali, a soros együttműködés fogalma - dolgozom a dokumentumon, elküldöm neked, és dolgozol rajta, és elküldöm - nehézkes. A csatolt dokumentumok letilthatják az e-mail rendszereket, vagy elutasíthatók a szűrők. Ha több mint két ember dolgozik rajta, akkor valaki a konfliktusok megoldásáért felelős.

Vannak jobb módszerek, és megmutatom neked néhány alternatívát. Ha nagy fájlokat szeretnél küldeni e-mailben, valószínűleg tucatnyi vagy több olyan szolgáltatás létezik, mint a YouSendIt.com, amely lehetővé teszi a fájl feltöltését, majd csak az e-mail használatát, hogy értesítse az embereket, ahova letöltheti. De ez nem túl kielégítő, és jobb lehetőség, ha olyan dolgot használunk, mint a Google Dokumentumok. Gondolj erre, mint a megosztott merevlemez a felhőben. Bármely Office formátumot és PDF-fájlt feltölthet a Google szolgáltatásaira, miután létrehozta a Gmail-fiókot. A probléma az, hogy még mindig sorozatosan kell szerkesztenie őket.

A probléma megoldásához nézze meg a Etherpad.com webhelyet, amely alapvetően egy valós idejű weboldalt hoz létre a dokumentumhoz. Véletlenszerű URL-t rendel, és ez jó és rossz is. Jó, mert ha egyszer megtudod az URL-címet, könnyen hozzáférhet a dokumentumhoz. Rossz, mert nincs biztonság, ha ismered az URL-t, így bárki láthatja, mit csinálsz. De a gyors, valós idejű közös szerkesztéshez nem lehet megverni. Van egy csevegési ablak az oldalra, ahol megoszthatja megjegyzéseit, és az egyes szerzők változásai eltérő kiemelési színt kapnak, így gyorsan láthatja a beadványokat. Visszatérhet a korábban mentett verziókba is, ami nagyon szép tulajdonság, ha megpróbál valamit találni a szerkesztési folyamatban. És ingyenes. (A Textflow.com hasonló szolgáltatást nyújt 100 dollárra egy felhasználónként évente.)

[További olvasmány: A legjobb TV streaming szolgáltatások]

Valami biztonságosabb, és több funkcióval terhelt Box.net. Ez internetes biztonsági mentési szolgáltatásként indult el (lásd itt az oszlopomat), de valami újabb keletre fejlődött. Az emberek egy csoportja megoszthatja a saját weboldalukra feltöltött dokumentumok gyűjteményét. A teljes szöveges kereséseket ebben a gyűjteményben teheti meg, és menetes beszélgetéseket is végezhet. A költség havonta 15 dollár. Az Etherpadtól eltérően mindenféle fájlt megoszthat, nem csak szövegszerkesztő dokumentumokat.

Az utolsó szolgáltatás, amit meg akarok említeni, a Drop.io. Ez olyan, mint a doboz, mivel számos fájlt menthet és biztonságosan megteheti, mint például a Etherpad, amelyen valós idejű beszélgetés érhető el. De sokkal több van itt. A Drop.io hűvös dolog az, hogy olyan sokféle mód van arra, hogy információt kapjon a megosztott weboldalon belülről és onnan. Tudod feltölteni a tartalmat webes, e-mailben, szöveges üzenetben, Facebook-hírcsatornán keresztül, vagy telefonon vagy faxon. A telefonhívásokat hangfájlként mentették. Kipróbálhatja a szolgáltatást ingyen. Ha csak egy "csepp" vagy egy megosztott oldalt kíván létrehozni, amely évente 10 dollárért 1 GB helyért. Vannak más drágább tervek, ha több tárolót vagy funkciókat szeretne. Egy másik hasznos szolgáltatás a ContentCircles.com, amely egy 10 dolláros havi tervet kínál a korlátlan helyért.

Mindez nagyszerű alternatíva az e-mail küldéséhez, és időt takaríthat meg, és csökkentheti a frusztrációkat a soros együttműködés. Hadd tudjam meg, mit gondolsz a szolgáltatásokról, vagy ha vannak mások, akik rutinszerűen használják.

David Strom a Network Computing, a Tom's Hardware.com és a DigitalLanding.com egy korábbi főszerkesztője és egy független hálózat szaktanácsadó, blogger, podcaster és professzionális hangszóró St. Louisban. Elérhető a [email protected] oldalon.