Gyors QuickBooks felhasználóként 11 egyszerű lépésben

Van oka annak, hogy a QuickBooks továbbra is a legnépszerűbb kisvállalati számviteli szoftver. Végül is az Intuit 13 évet töltött el. Mivel minden évben van egy új verzió, azonban nem biztos, hogy felgyorsítja mindazt, amit tehet a QuickBooks könnyebb és gyorsabb használata érdekében.

Mindegy, hogy jelentéseket készít vagy parancsikonokat keres a kulcsinformációk idézéséhez, ezek a tippek időt és billentyűket takaríthat meg. Mindegyik tipp a QuickBooks kiadás évével van megjelölve, amelyik először jelent meg, és visszatér a QuickBooks 2010-hez. Az idősebbeket egyszerűen csak a 2010-es év előtt jeleníti meg.

A QuickBooks követései

A QuickBooks hatalmas lehetőségeket kínál a Beállítások ablakban, amelyet a Szerkesztés menüből érhet el. Minden egyes preferencia elemhez személyes és vállalati beállításokat kap. A személyes beállítások csak az aktuális felhasználóra vonatkoznak, míg a vállalati beállítások minden felhasználó számára megjelennek. Érdemes mindkét lapra kattintani az összes testreszabási lehetőség megtekintéséhez.

1. Válassza ki az asztalt (QB2010)

Asztali nézet

Az alapértelmezett folyamatábrát, amely a QuickBooks új példányának megjelenésekor jelentkezik, úgy néz ki, mint valami számviteli osztályból, de szerencsére nem ragaszkodik hozzá. asztali nézetben kiválaszthat egy másik indítási képernyőt, mint például a népszerű Vállalati pillanatkép, a kívánt ablakhoz, majd a Mentés

jelenlegi asztali rádiógomb. Alternatív megoldásként a QuickBooks egyszerűen elmentheti az ablakokat, amikor a leállításkor leállítja a

Mentés

gombra kattintva a cég bezárásakor. Ugyanabban az ablakban választhatja az alapértelmezett opciót is, több munkafolyamat nyitva tartása munka közben vagy az egyetlen egyidejű opció (amikor megnyit egy ablakot, az előző automatikusan bezáródik). 2. A keresések felgyorsítása (QB2012) Keresés A QuickBooks keresési funkciója lehetővé teszi elemek keresését a vállalati fájlban vagy a program súgófájljaiba. Alapértelmezés szerint a felső ikonsorban megjelenik egy keresőmező (a Nézet, majd a Top

ikonsor), de a

Beállítások, Keresés

és adja meg, hogy szeretné-e a vállalatot vagy a súgófájl-keresést. (Alapértelmezés szerint a QuickBooks lehetővé teszi, hogy a keresési kérelem alatt minden egyes kereséskor a legördülő menüből választhasson.) A Vállalati lapon megadhatja azt is, hogy milyen gyakran kell a QuickBooks indexelni vállalati fájlját, hogy a keresések tükrözzék a legutóbbi bejegyzéseket. A QuickBooks 30 perces időközönként indexelést javasol, de mivel az indexelés lelassíthatja a programot, érdemes hosszabb szakaszokat választani. Ha nemrégiben keresett tranzakciót, akkor kattintson az Update Now gombra az ablakban.

Régi üzenetek keresése (pre QB2010)

A QuickBooks alapértelmezés szerint egy csomó emlékeztetőt tartalmaz, amelyet kikapcsolhat az üzenet nem-megmutat-ez-üzenet-ismételt mezőjének ellenőrzésével. De ha vissza akarod hozni őket, csak ugorj az Általános beállítások ablakban, és kattints a "Minden egyszeri üzenetek visszaállítása" mezőre. Itt is használhatja a QuickBooks-t az Enter billentyűvel a mezők közötti fülre, a vágott szöveg megjelenítéséhez (vagy elfojtásához) a ToolTips alkalmazásban, választhat a mai dátum és az utolsó tranzakció dátuma között az új tranzakciókhoz és még sok más. A 2012-es és a későbbi verziók lehetővé teszik a QuickBooks futását a háttérben annak érdekében, hogy felgyorsítsa az indítást.

Jobban működik az adatokkal és jelentésekkel 4. Több listás bejegyzés hozzáadása vagy szerkesztése (QB2011) Több listajegyzék Mondja el, hogy frissítenie kell egy QuickBooks listát, bármit az ügyfelektől és a szállítóktól a szolgáltatásokig és a részekig. A Több bejegyzések hozzáadása / szerkesztése

a Létesítmények menüpont alatt számos hasznos módot kínál erre. A táblázatos adatok táblázatformátumú megjelenítésének megjelenítésével lehetővé teszi az oszlopok beillesztését, eltávolítását vagy áthelyezését és az átmásolt Excel cellák beillesztését, valamint az új bejegyzések egyszerű beírását. A

Másolás lefelé

parancs, amely akkor jelenik meg, ha jobb egérgombbal kattint egy cellára, kitölti az oszlop többi részét a cella tartalmával. Mindazonáltal óvatosan használja, mert felülírja az előző tartalmakat. 5. Jelentés módosítása előtt (pre QB2010) Jelentés módosítása A QuickBooks rendkívül egyszerűvé teszi a jelentések szerkesztését, de nem kell várnia a jelentés megnyitásához, mielőtt végrehajtaná a változtatásokat. Menjen a Beállítások, jelentések

és ellenőrizze le

Kérje meg, hogy jelentést nyisson meg a jelentés opciók előtt. Ettől kezdve, amikor kiválaszt egy jelentést, akkor kap egy ablakot az opcióival, mielőtt elindítaná a tényleges jelentést. Ha az adatsorok nagyok, akkor ez lehet egy valós idejű takarékosság.

6. Jelentések automatikus frissítése Excel-ben (QB2012)

Jelentések frissítése automatikusan.

Sok QuickBooks felhasználó szeretne exportálni a jelentési adatokat egy Excel táblázathoz, ahol csíkokat készíthet a formátumváltozásoktól a képletek hozzáadásáig. A QuickBooks néhány nappal ezelőtt elkészítette a táblázat létrehozását egyszerűen az Excel gombbal a jelentések tetején, ami egy exportáló opcióval rendelkező ablakot hoz létre. Néhány Excel opciót is megadhat az adatok exportálása előtt, ha rákattint az Advanced (Speciális) gombra.

A korábbi kiadásokban ez a probléma az, hogy a frissített csíptetős táblázat új adatokkal frissülhet a QuickBooks rendszerből. A módosítások formázását például nem alkalmazták az új adatokra. A QuickBooks 2012-es kiadása továbbfejlesztette az Excel export funkcióit, hogy legalább néhány ilyen problémát kezeljen. Miután létrehozott egy Excel munkafüzetet exportált adatokkal, a QuickBooks létrehoz egy menüpontot az Excel programban, amely lehetővé teszi a táblázat frissítését a QuickBooks futása nélkül is.

A folyamat még mindig nem tökéletes: a QuickBooks még egy lapot is tartalmaz az Excel munkafüzetekben az export funkció használatával megmagyarázhatja néhány korlátozását. Azonban könnyebbé teheti az életet, ha a QuickBooks adatokat Excel-be kívánja masszírozni.

Gyorsbillentyűk és menük testreszabása

7. Játssz kedvenceket (QB2011)

A QuickBooks sok olyan szabványos jelentést tartalmaz, amelyek a menükben rendszeresen használt rendszereket találják bosszantóan. A jelentéstartományt a jelentésközpontban, a jelentésközpontban, a memorizált, vagy a hozzájárulásban lévő ikonra kattintva, a Jelentésközpontban is elkerülheti a menüszörfölést. Ezután megjelenik a Jelentésközpont Kedvencek fülén, és még egy Futtatás kedvenc jelentések paranccsal is megjeleníthető, ha mindegyik jelentést egyetlen kattintással frissítené. 8. Az ikonsor testreszabása (előtte QB2010) Ne csak vegye az ikonsort, ahogyan ez jön! A normál QuickBooks felületet ikonokkal töltötte fel olyan elemekre, amelyekre soha nem lesz szüksége, és néha azok is hiányoznak. Az ikonsort jobban értelmezheti a QuickBooks használatához az ikonok hozzáadásával vagy eltávolításával a Testreszabás ikonsorablakban a Nézet, majd a Testreszabás

ikonsor használatával. Vagy hozzon létre új ikonokat az

Speciális

gombra kattintva az adott ablakban.

9. QuickBooks termékinformáció (pre QB2010)

A QuickBooks termékinformációs ablakban rengeteg statisztikát és egyéb részleteket találhat, amelyekre technikai támogatásra vagy egyéb kérdésekre szükség lehet. Többek között megtudhatja, mikor telepítette a példányt, a pontos kiadási számot, a licencadatokat, a felhasználók számát és a listatartományokat és még sok mást. Ehhez nyissa meg a Windows PC F2 billentyűjének megnyomásával. 10. Pop-up számológép (pre QB2010) Felugró számológép Ha gyors becsléssel, számlával vagy számlával kell gyors matematikát készíteni, akkor nem kell kilépnie a QuickBooks űrlapból. Ha a kurzort bármely dollárösszeg mezőre kattintva, kattintson a + , - , *

vagy / kivonás, szaporítás vagy megosztás), és egy apró számológép ablak jelenik meg. 11. Számos gyorsbillentyű (pre QB2010): Azok a személyek, akik a gyorsbillentyűket a grafikus menük és ablakok körül kattintva választják, számos lehetőséggel rendelkeznek a QuickBooks-ban, sokan DOS-forrásból származnak. Például: CTRL-F