5 teljesítmény-tippek a pdf munkafolyamat feltöltéséhez - irányító technika

Ha kisvállalkozás tulajdonosa vagy szabadúszó, akkor valószínűleg sok PDF-fájlt dolgoz fel. Legyen számlák, becslések vagy akár szerződéses dokumentumok, manapság szinte mindent PDF-ben küldnek el.

Ahogy növekszik a PDF-fájlok száma, azok kezelése gondot okoz. Íme néhány tipp a munkafolyamat feltöltéséhez.

1. OCR-dokumentumok a FreeOCR segítségével

Az OCR egy nagyszerű technológia, amely feldolgozza a beolvasott vagy letöltött PDF fájlokat, és felismerhetővé teszi a szöveget. Ez különösen hasznos lehet a szkennerrel beolvasott oldalak indexeléséhez. A FreeOCR egy ingyenes segédprogram a Windows számára, amely éppen ezt teszi.

Ez egy könnyű alkalmazás, amely megy a PDF-fájlok között, elemzi azok tartalmát, és a kép / PDF formában a nem választható szöveget olyan normál szöveggé alakítja, amelyen dolgozhat.

2. Készítsen és szerkesszen PDF fájlokat a Foxit Reader segítségével

A Foxit Reader egy ingyenes PDF-olvasó a Windows számára, de sokkal többet is képes elérni, mint a PDF-fájlok olvasása. A Foxit felülete veszélyesen néz ki a Microsoft Office csomaghoz, de ha a világosabb oldalára nézzük, az Office felhasználók otthon érezhetik magukat. Készíthet egy dokumentumot az MS Word / Excel programban, ahogyan most, de az MS beépített exportáló eszközének használata helyett a Foxit sokkal továbbfejlesztett opcióját használhatja.

Fontos megjegyzés: A Foxit Reader az adware-eket (bosszantó eszköztárakat olvasni) be- és kikapcsolja a termékével. Ezért figyeljen figyelemmel a telepítési lépésekre, és ügyeljen arra, hogy az alapértelmezett helyett az egyedi telepítési módot válassza.

Ha telepítve van a Foxit Reader, akkor látnia kell az Office programjainak PDF-beállításait, amelyek kényelmesen megtalálhatók a szalag menüben. Ha natívabb megközelítést keres a PDF-ek készítéséhez, akkor a Foxitot meg kell próbálni. A Foxit segítségével megjegyzéseket fűzhet és kiemelhet a PDF fájlokat is.

3. Mentse el a PDF fájlokat a Google Drive-ba

A Google Drive 15 GB tárhelyet biztosít ingyenesen, amelyet éves díj fizetésével bővíthet. 15 GB-os lesz a legtöbbünk számára. Miért szeretné még PDF-eit feltölteni a Google Drive-ra? Nos, ugyanaz az ok, amiért biztonsági másolatot készít a felhőbe. Az online másolat mindig értelmes.

És a Drive-val sokkal többet tehet, nem csak a PDF-fájlok biztonsági mentését. A Google Drive mappakezelő rendszere azt jelenti, hogy az összes PDF-fájl szisztematikusan elküldhető, ami később csökkenti a letöltési időt. Emellett gyorsan csatolhatja azokat az e-mailhez a Gmailben, amikor PDF-t kell küldenie valakinek. A Gmail kiváló mellékletei révén a címzettnek soha nem kell elhagynia a böngészőt, ha csak egy mellékletet szeretne megnézni.

4. Kapcsolja be az OCR-t a Google Drive-ban

A Google Drive támogatja az OCR-t. Ami azt jelenti, hogy elmenti az OCR-fájlokat és lehetővé teszi, hogy közvetlenül keressen tőle.

Ennek a funkciónak a bekapcsolásához kattintson a Google Drive oldal Beállítások ikonjára, majd lépjen a Feltöltési beállítások elemre, és ellenőrizze a lehetőséget, amely szerint Szöveg konvertálása a feltöltött PDF-ből és képfájlból elérhető. Most minden feltöltött PDF-fájlt átvizsgál és konvertál kereshető formátumba.

5. Keressen PDF-fájlokat a Google Drive (vagy az Evernote) segítségével

Most, hogy az összes beolvasott PDF-fájlt OCR-címkézi és egy központi helyre tölti fel, hasznos lehet. A Google Drive használatával nemcsak a cím alapján, hanem a benne található szöveg alapján is kereshet a PDF-ekben.

Tehát ha nem emlékszik a kívánt PDF fájl nevére, de homályosan emlékszik annak tartalmára, a Google Drive biztosan segít Önnek.

Alternatív megoldás: Az Evernote hasonló (és továbbfejlesztett) funkciókat biztosít, de csak az Evernote Premium felhasználók számára érhető el. Ha Ön köztük van, nem tudom ajánlani az Evernote használatát a PDF-fájlok mentéséhez és indexeléséhez. Mivel az Evernote asztali alkalmazás, a keresés sokkal kevesebb időt vesz igénybe, és az Evernote keresésének legfrissebb frissítései valóban erőteljesvé tették. Ha hajlandó fizetni a PDF-fájlok kezelésének szolgáltatásáért, akkor feltétlenül érdemes megnéznie az Evernote-ot.