10 Tipp a Microsoft Outlook 2013

A Microsoft e-mail és naptár szoftver új szolgáltatásokat mutatott be, amelyek megváltoztatják a postaládájukon, a naptárainkon és a névjegyein keresztül történő zipelést.

Az e-mailek, naptárak és névjegyek nyomon követése szünetet tarthat a munkanapon. Bármi, ami felgyorsítja munkáját az Outlook programban, növelheti termelékenységét mérhetően. Képzeld el, hogy a beérkező levelek csak azokat az üzeneteket mutatták be, amelyeket látni szeretne. Fontolja meg, hogy másodpercek alatt megtalálja a létfontosságú kapcsolattartási információkat. Mi lenne, ha végre tudnád, hogy miért nem működnek a hirdetett hivatott Outlook funkciók?

Ez a 10 tipp segítséget nyújt az üzenetek és a napirendek átfedésében, és hatékonyabban dolgozik.

1. A beérkező levelek megtekintése

Miután megszervezte a képernyőt, ahogyan azt szeretné, hogy megjelenjen, mentse el a Nézet beállításokat, így bármikor visszatérhet hozzájuk. Amikor először megnyitja a Beérkező leveleket, megjelenik egy alapértelmezett nézet, de nem kell így néznie. Az Oulook számos testreszabási beállításának megtekintéséhez kattintson a Nézet fülre a szalag eszköztárán, majd válassza a Nézet módosítása

lehetőséget. Több előre beállított nézet közül választhat, például a legutóbbi e-maileket. A Nézet lapon a Üzenetek előnézete és Ki az előnézet le van kapcsolva. Vagy válassza a 1, 2 vagy a 3

értéket a fejléc alatt lévő üzenet szövegének sorainak megjelenítéséhez. Ezen opciók bármelyikét beállíthatja akár az aktuális mappára, akár az összes postafiókra. Kattintson a Nézetbeállítások

lehetőségre egy nézet testreszabásához, például oszlopok hozzáadásához vagy átrendezéséhez. A Megállapodás beállításai lehetővé teszik az e-mailek rendezését Dátum, Tárgy és így tovább szerint. Az Elrendezés beállítások segítségével testreszabhatja a Mappa és az Olvasópanelt. Miután elrendelte a beérkező leveleket az Ön kívánsága szerint, kattintson a Nézet módosítása> Jelenlegi nézet új nézetként történő megjelenítésének módjára. Ezután írja be a nézet nevét, és adja meg, hogy melyik mappákat használhatja és kinek. A jövőben térjen vissza ehhez a nézethez a Nézet módosítása

kiválasztásával és a mentett nézet kiválasztásával.

2. Újra definiálja, hogy mi az e-mail jelzése, ahogy már "olvasott"

Az üzeneteket csak olvashatóként jelöli meg, ha az olvasópanelen hosszabb ideig tartanak.

Az Outlook színei nem olvashatták az e-maileket, olvas. Mindazonáltal túl könnyű egy e-mail cím olvasása olvasásakor, amikor alig adta át a pillantást, ami figyelmen kívül hagyhat valami fontosat. Ennek elkerülése érdekében válassza a Fájl> Opciók> Levelezés,, majd kattintson a Reading Pane

gombra. Jelölje be a "Jelölje be az elemeket olvasottként olvasva az Olvasási panelen" jelölőnégyzetet. Állítsa be, hogy az üzenet melyik másodpercben jelenjen meg az Olvasópanelen, mielőtt az Outlook elolvasta. Az alapértelmezett érték 5 másodperc. Tegyük fel, hogy beállította 30 másodpercig.

Ezután az Olvasópanelen lévő üzenetek előnézete közben csak az e-mailek jelennek meg, amelyek 30 másodpercnél hosszabb ideig megjelennek.

3. Írja be saját szabályait az üzenetek megjelenítéséhez

Az olvasatlan üzenetek alapértelmezés szerint kéken jelennek meg, de ezt megváltoztathatja.

Az Outlook 2013 új módja az olvasatlan üzenetek megjelölésére. Az üzenet bal oldalán kék sáv található a bejövő postafiókban, és az üzenet fejléc kéknek is tűnik.

Ez a kék feltételes formázás használatával történik. Azonban megváltoztathatja mind a színt, mind a betűtípust. Még jobb, írhat saját szabályokat és formázhatja e-mailjeit az Ön által választott színekkel. Az e-mailekhez egy bizonyos színt rendelhet a küldöttek alapján, illetve a tárgysorban megjelenő szavak alapján. Ehhez válassza a Nézet> Beállítások megtekintése> Feltételes formázás lehetőséget.

Megjelenik az Olvasatlan üzenetek szabály és a kék szín. Itt megváltoztathatja a kívánt betűtípust vagy színt. A Hozzáadás gombra kattintva új szabály felvételéhez is választhat. Kezdje el a nevet a szabály nevének beírásával a Név mezőbe. Ezután kattintson a Betűkészlet lehetőségre, és válasszon egy betűtípust és betűtípust az e-mail fejlécére. Végül kattintson a gombraFeltétel gombot. Amikor megnyílik a Szűrő párbeszédpanel, jelölje ki azokat az opciókat, amelyek leírják, hogy milyen típusú e-maileket fognak formázni az új beállításokkal. A beállítások mentéséhez kattintson háromszor a OK

gombra.

4. Visszaállíthatja a teendõsávot

Megjelenítheti a To-Do sávot az Outlook 2013 programban, de nem mûködik olyan hatékonyan, mint a múltban. Az Outlook 2013 alapértelmezés szerint letiltja a Teendõ sávot könnyen visszakapható. Kattintson a Nézet fülre, válassza a Teendõsávot, és a legördülõ listából válassza ki, hogy mely tételek jelenjenek meg a Teendõ sávon. A beállítások a Ki (az alapértelmezett) vagy a Feladatok, az emberek és a Naptár kombináció megjelenítésére szolgálnak. Az ezeknek a beállításoknak a sorrendje határozza meg a sorrendet, amelyet a Teendő sávban jeleznek. Például a Feladat, amelyet először választott ki, felül van. A második elem, People jelenik meg alatta, és a harmadik, Naptár

jelenik meg a sáv alján.

A Teendő bár azonban nem működik az Outlook korábbi verzióiban. Függetlenül attól, hogy a bár mennyire széles, csak egy naptári hónapot lát. Ezen kívül, ha nincs naptárba rendezett találkozó, akkor még akkor sem jelennek meg találkozók, ha holnap van ütemezve.

5. Csatlakozzon a közösségi média fiókjaihoz

A Social Network Accounts párbeszédablak segítségével kapcsolja össze az Outlook-ot a LinkedIn-lel és a Facebook-val, így a kapcsolattartó adatai elérhetők az Outlook-ból.

mutasson adatokat a kapcsolattartókról és tevékenységeiről. Közösségi fiókhoz az Outlook 2013-hoz való kapcsolódáshoz válassza a Fájl> Információ> Fiókbeállítások Közösségi hálózati fiókok

lehetőséget. Csatlakozzon a LinkedInhez és a Facebookhoz a kívánt szolgáltatás kiválasztásával, írja be fiókadatait, és adja meg az Outlook engedélyét a fiók eléréséhez. Mostantól a partnerlistán szereplő személyek adatai, akik a hozzáadott közösségi webhelyet használják, megjelennek az Outlook Személyek területén.

6. A kapcsolattartókkal kapcsolatos adatok tisztítása A Kapcsolatfelvételek funkció segítségével több személyre mutató névjegyet lehet összekapcsolni egy személy számára, hogy az információk könnyebben hozzáférhessenek.

Az Outlook Személyek új funkciói lehetővé teszik, hogy hozzáférjenek a névjegyekhez, például a Facebookhoz és a LinkedIn.Valami esetekben több névjegyet is felvehet a névjegyzékben egy személy számára, különböző helyeken különböző részletekkel. Egy adott kapcsolattartóhoz tartozó több bejegyzést összekapcsolhat az adatok egy helyen való egyesítéséhez. Kattintson az érdeklődő partnerre, és nézze meg információit az Otthon> Személyek

lehetőség kiválasztásával. A képernyő jobb oldalán kattintson a Kapcsolatok linkre,

a névjegyzéket vagy az adott személyhez tartozó bejegyzéseket. A Személyek keresése mezőbe írja be az adott személy azonosítási adatait, és az Outlook minden olyan névjegyet visszaad, amely esetleg egyezik az adott személyével. Ha ugyanaz a személy, kattintson a bejegyzésre a részletek összekapcsolásához.

7. Vezérlés, ahol az Outlook alapértelmezés szerint keres

Az Outlook 2013 programot úgy állíthatja be, hogy alapértelmezés szerint a kiválasztott mappákba keressen.

Amikor az Outlookban keresi az e-maileket, az alapértelmezett hely az aktuális postafiókja. Ez azonban gyakran túlságosan korlátozott. Ha például egy keresést szeretne az összes postafiókban lévő megfelelő bejegyzés visszaadása érdekében, akkor minden egyes keresésnél ki kell választania ezt a lehetőséget a Keresés mezőben található listából. Alternatívaként megváltoztathatja az alapértelmezett helyet, amely Az Outlook a keresést használja. Ehhez válassza a Fájl> Opciók> Keresés parancsot. A Eredmények területen kiválaszthatja az eredmények bevitelét, a négy lehetőség közül választhat: Aktuális mappa; az aktuális mappát, az aktuális postafiókot, amikor a bejövő mappából keres; Aktuális postafiók; vagy az összes postafiókot. Válassza ki a használni kívánt opciót, majd kattintson a OK

gombra. Ez lesz az alapértelmezett az Outlook kereséseknél, bár természetesen szükség esetén keresési alapon is módosíthatja.

8. Döntsük el, hogy a Quick Steps vagy a Quick Steps és Rules utasítások végrehajtása hasonló feladatokat végez-e, de egyértelműen meg kell adni, hogy milyen célokra használjuk.

Az Outlook 2010 programban Quick Steps került bevezetésre egy módja az Outlook gyors elvégzésének. Azonban lehet, hogy vajon miért használja a Quick Step helyett egy szabályt? A gyors lépések rugalmasak, így választhatod, hogy alkalmazni szeretnéd őket, ha használni szeretnéd őket. - A szabályok kevésbé rugalmasak, és ha beállítják őket, automatikusan alkalmazzák őket.

A válasz, hogy melyiket használja, függ a feladattól. Használja a Szabályokat, ha például olyan üzenetet azonosít, amelyet mindig mindig egy adott módon kell kezelni. Tehát egy szabályt fog használni, ha az összes bejövő üzenetet a főnökötől egy adott mappába szeretné áthelyezni. Egy szabály jól működik itt, mert a főnök e-mailjeit könnyen azonosítja az egyedi e-mail cím.

Másrészt, ha a bejövő sajtóközleményeket egy speciális mappában tárolja, akkor ez egy gyors lépés feladatát jelentheti nem tudom előre, hogy kik lesznek ezek az e-mailek. Anélkül, hogy egyedileg azonosítaná az e-mailt sajtóközleményként, nem írhat szabályt az üzenet automatikus feldolgozására. Azonban létrehozhat egy gyors lépést, amelyre kattintva bármely kiválasztott üzenetet áthelyezhet egy adott mappába. A Gyorslépés nem tudja azonosítani, hogy egy e-mail sajtóközleményt tartalmaz - ezt meg kell tennie -, de felgyorsítja az e-mail áthelyezésének folyamatát, ha úgy dönt, hogy át kell helyeznie. Gyors lépéseket és szabályokat hozhat létre az Outlook levelezésében az Home (Eszköz) lapon található eszközök segítségével.

9. Használja a Kedvencek

A mappák kedvencként történő megjelenítéséhez, így a mappák tetején megjelenik, és könnyen megtalálható és használható.

Ha van néhány e-mail fiókja, akkor a mappablak tele lesz mappákkal időigényes a navigáláshoz, hogy megtalálja azokat a mappákat, amelyeket az idő nagy részében használ. Leegyszerűsítheti ezeket a mappákat, ha kedvencként hozzáadja őket. Ha a Kedvencek terület nem jelenik meg, váltson a Mailre, és válassza a Nézet> Mappa panel lehetőséget, majd kattintson a Kedvencek engedélyezéséhez. Most hozzáadhat bármelyik mappát a Kedvencekhez a jobb egérgombbal a Mappa ablakban, majd válassza a Kedvencek megjelenítése

lehetőséget. A keresési mappát kedvencként is beállíthatja, így könnyen megtalálható és használható.

10. Az IMAP protokoll használatának következményei

Ha az e-mail szolgáltatás az IMAP protokollt használja, az Outlook egyes funkciói nem lesznek elérhetők, beleértve a részletes üzenetsorozatot is.

Ha az e-mail fiókja IMAP protokollt használ, bizonyos általános funkciók nem dolgozik az Outlook 2013 programban. Ez egyre nagyobb számú felhasználó számára jelent problémát, mivel az IMAP lehetővé teszi bármely eszközről érkező e-mailek elérését. Az olyan szolgáltatások, mint például a Hotmail és a Gmail, például az IMAP e-mailt használják.